Enviamos muchos correos electrónicos, ya sea de forma privada o en el trabajo. Pero hay muchos pasos en falso al acecho. Le mostraremos los mayores obstáculos y cómo evitarlos.
Si te comunicas con otras personas frecuente o exclusivamente por correo electrónico, el destinatario tendrá una idea de ti basándose en tus palabras. (Fuente: contenido de IA generado por Netzwelt utilizando Leonardo AI)
- Los correos electrónicos son un medio de comunicación importante, especialmente en el trabajo, pero también en privado.
- Pero tenga cuidado, pueden causar una mala impresión de forma involuntaria y desapercibida.
- Definitivamente deberías evitar toda una serie de prohibiciones en tus correos electrónicos.
Aunque cada vez más la comunicación se realiza a través de WhatsApp y de los smartphones en general, el correo electrónico sigue siendo uno de los medios de comunicación más importantes, especialmente en el trabajo. Pero los mailers también se siguen utilizando para enviar correos electrónicos privados a su proveedor de servicios, a autoridades e instituciones similares. Pero cuando escribes y envías un correo electrónico, puedes equivocarte más de lo que crees.
De hecho, hay muchos prohibiciones que debes evitar al escribir correos electrónicos formales. No es raro que el destinatario malinterprete tu mensaje o incluso le des una mala impresión.
En la vida profesional, las consecuencias negativas pueden llegar incluso a tal punto que el destinatario rompa en algún momento el contacto con usted. Esto no sólo se refleja en usted, sino también en su empleador en la vida laboral diaria. Para que pueda evitar este tipo de errores en el futuro, le mostraremos algunos de los mayores errores y cómo puede evitarlos fácilmente en el futuro.
El problemático saludo “Querido”
Para parecer particularmente serios, muchas personas comienzan sus correos electrónicos con el saludo «Estimado», seguido de un «Señor» o «Sra.» formal. Esto está bien para los primeros contactos, pero para los interlocutores habituales puede parecer rígido y anticuado. Es mejor utilizar saludos informales como «Querido», «Hola» o, si te resulta demasiado informal, «Hola».
¿Qué archivo adjunto?
Se envían muchos correos electrónicos con archivos adjuntos, especialmente en la vida laboral cotidiana. Por supuesto, también se hace referencia a ellos en el correo electrónico. Es simplemente estúpido si su destinatario busca en vano el archivo adjunto prometido. Especialmente cuando las cosas se ponen agitadas, los correos electrónicos tienden a ser apresurados y, por supuesto, son inútiles para el destinatario sin archivos adjuntos. Justo antes de enviarlo, mire el archivo adjunto nuevamente y, si surge una emergencia, envíe el archivo adjunto en un segundo mensaje lo más rápido posible y discúlpese brevemente por el descuido.
Formatos de archivos crípticos
En la comunicación profesional por correo electrónico todo debe ser siempre lo más rápido posible. También debería poder descargar archivos adjuntos de la forma más rápida y sencilla posible. Siempre que estén en el formato común PDF o DOCX, esto no es un problema. Si es posible, debe evitar formatos menos comunes en los archivos adjuntos. De esta manera puede estar seguro de que el destinatario no tendrá que buscar un programa adecuado en línea y descargarlo para abrir su archivo adjunto.
Las abreviaturas interrumpen el flujo de la lectura.
A la gente le gusta usar abreviaturas para no tener que escribir tanto en los correos electrónicos. Sin embargo, las constantes abreviaturas de letras hacen que un texto sea ilegible. No se puede dar por sentado que el destinatario pueda descifrar todas las abreviaturas tan fácilmente como usted. Esto es especialmente cierto si utiliza abreviaturas comunes como «etc.» utiliza abreviaturas como «ASAP», «AOB» o incluso desglosa los nombres de las empresas hasta sus iniciales. Es mejor si escribe esas abreviaturas. Entonces todos sabrán lo que se quiere decir.
Nadie tiene tiempo para correos electrónicos largos
En la vida profesional, los correos electrónicos están destinados a permitir una comunicación rápida. Eso no funciona si sus correos electrónicos se convierten en un galimatías sin fin. Si el destinatario tiene que atravesar una pared entera de texto, esto le hace perder el tiempo innecesariamente. Por lo tanto, trate de que sus correos electrónicos sean lo más largos posible pero lo más breves posible y llegue al meollo de lo más importante en unas pocas frases.
Alguna estructura, si puedes preguntar
Si no se puede evitar y sus correos electrónicos se hacen un poco más largos, el próximo paso en falso ya está al acecho. Cuanto más largo es un texto, más importante es su estructura. Por lo tanto, un correo electrónico nunca debe tomar la forma de un gran bloque de texto, sino estructurarse en párrafos que sean a la vez sustanciales y visuales. Dado que su destinatario posiblemente podría leer el mensaje en su teléfono celular, un párrafo no debe contener más de tres o cuatro oraciones para que sea más fácil de leer.
Emoticonos: OK en los chats, no en los correos electrónicos
Los emoticones son el epítome de la comunicación «informal» y, aunque a veces esto puede ser una ventaja en la redacción misma, los emoticones no tienen cabida en los correos electrónicos comerciales. Por un lado, pueden resultar irritantes porque no se sabe si el destinatario puede siquiera interpretarlos correctamente. Por otro lado, hay muchos emoticonos y emojis que parecen todo menos serios. Si evitas los emoticones, evitas malentendidos.
No todos sus correos electrónicos son «importantes»
Muchos proveedores de correo electrónico le permiten marcar los mensajes enviados como «importantes». Sin embargo, no debes utilizar esta función descuidadamente. Imagínese si todos hicieran eso. Entonces la bandeja de entrada se llenaría rápidamente de correos electrónicos “importantes” y los mensajes realmente importantes se perderían rápidamente en esta masa. También le pide a su contraparte que actúe o responda rápidamente con un correo electrónico «importante». Sólo debes aplicar presión donde sea apropiado.
Negrita, cursiva y subrayada: úsela con moderación.
Si desea enfatizar información particularmente importante en los correos electrónicos, puede subrayar una palabra o ponerla en negrita. Quizás incluso una frase completa. Pero por favor sólo haz esto si se trata de información realmente importante y sobre todo: no lo hagas cada dos o tres frases. Un correo electrónico con muchas palabras en negrita, subrayadas o incluso en cursiva no sólo es difícil de leer, sino que además parece todo menos serio.
Sólo enlace donde sea realmente necesario.
A veces no se puede evitar incluir enlaces en los correos electrónicos. Por ejemplo, si desea llamar la atención del destinatario sobre determinados sitios web o productos. Sin embargo, debes utilizar un máximo de tres enlaces en un correo electrónico, ya que pueden distraer visualmente del contenido. Vivimos en una época en la que las personas se muestran reacias a hacer clic en enlaces de correos electrónicos debido a intentos de fraude. Lo ideal es no colocar los enlaces en el medio del texto, sino enumerarlos por separado como fuentes y así separarlos del contenido real.
Utilice correos electrónicos circulares con moderación
Puede enviar correos electrónicos no sólo a una persona, sino también a «todas» las personas de un grupo seleccionado (por ejemplo, compañeros de trabajo). Pero no hay nada más molesto que recibir mensajes cargados en tu bandeja de entrada que no te conciernen en absoluto. Por lo tanto, envíe correos electrónicos circulares únicamente si está seguro de que son relevantes para «todos» los destinatarios. De lo contrario, deberás seleccionar los destinatarios de tu correo electrónico individualmente.
Por favor sea claro, amigable y sin ironía.
No hace falta decirlo, pero en tus correos electrónicos siempre debes ser lo más claro y sencillo posible para ir al grano rápidamente. Un tono amistoso también es importante, especialmente en la correspondencia comercial. Debes evitar la ironía por completo. Es difícilmente reconocible en forma escrita y puede causar rápidamente malentendidos.
Direcciones de correo electrónico inapropiadas y sus consecuencias
Afortunadamente, los empleadores suelen especificar un formulario determinado para las direcciones de correo electrónico comerciales. Pero en algunas profesiones este no es el caso y si envías un mensaje privado a las autoridades o proveedores de servicios, también eres libre de elegir la dirección. Pero es poco probable que se tome en serio su correo electrónico si proviene de un remitente como «[email protected]». Las direcciones de correo electrónico particularmente obscenas u ofensivas pueden incluso darle al destinatario una impresión catastrófica de usted.
La línea de asunto es el buque insignia.
¿Qué es lo primero que ve el destinatario de su correo electrónico además de la dirección? Por supuesto, la línea de asunto. Esto no sólo debería dar una idea de de qué se trata el correo electrónico, sino que, idealmente, también debería contener información sobre el nombre de su empresa (si está disponible) y las fechas. Asegúrese de que la línea de asunto no sea demasiado larga para que se muestre completamente en la bandeja de entrada. Los correos electrónicos con líneas de asunto poco informativas se pasan por alto rápidamente o molestan al destinatario porque primero tiene que buscar el motivo de su preocupación en el mensaje.
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Nombres mal escritos
¿Sabes qué causa una impresión particularmente mala al enviar correos electrónicos? Nombres mal escritos. ¿Qué debería pensar el destinatario de tu mensaje si ni siquiera dedicas cinco segundos a revisarlo cuando escribes tu correo electrónico? Esto casi transmite cierta falta de respeto, especialmente con los correos electrónicos importantes. Entonces, ¿le prestas especial atención?
Los errores de ortografía han estado presentes desde la escuela primaria.
Los errores de ortografía y las transposiciones de letras se notan desagradablemente en cada correo electrónico. O dan la impresión de falta de conocimientos de ortografía o de una revisión descuidada. Se vuelve particularmente malo cuando hay tantos errores en el texto que la persona con la que estás hablando ya no puede descifrarlo. Por lo tanto, cualquier persona que tenga dificultades con la ortografía debería revisar (o hacerse revisar) varias veces y utilizar programas de ortografía en Internet, como Duden.
Si envía su correo electrónico a amigos o conocidos, probablemente no le reprocharán estos errores. Luego puedes formularlo un poco más libremente y usar un emoticón o dejar de lado el saludo. Pero aquí también debes seguir algunas de las reglas mencionadas anteriormente para mostrar amor al destinatario, como una línea de asunto significativa.
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