A veces, cuando importa datos o trabaja con otras personas en una hoja de cálculo, los datos pueden desordenarse. Es posible que tenga duplicados, datos inconsistentes o espacios adicionales. Hojas de cálculo de Google ofrece algunas funciones para ayudarlo a limpiar sus datos.
1. Sugerencias de limpieza
Una función para ayudarlo a encontrar y corregir datos son las sugerencias. Esta herramienta le muestra inconsistencias en sus datos junto con duplicados o celdas con espacios al principio o al final. Si no está seguro de qué tipo de limpieza necesita hacer, esta es una buena manera de comenzar.
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Seleccione una hoja para comenzar. Vaya a la pestaña Datos, vaya a Limpieza de datos y elija «Sugerencias de limpieza».
Cuando se abra la barra lateral a la derecha, verá todo lo que la herramienta encontró en su hoja. En nuestro ejemplo, puede ver que tenemos datos inconsistentes. Tenemos USA en algunas celdas y United States en otras.
Si pasa el cursor sobre un elemento en la barra lateral, resalta esos datos en su hoja. En algunos casos, puede ver rojo para un error y verde para una sugerencia. Y, si hay muchos datos involucrados, verá una flecha en la parte inferior de esa sección que puede expandir.
Puede permitir que la herramienta limpie los datos automáticamente seleccionando la marca de verificación. Opcionalmente, puede editar los datos si prefiere usar algo diferente haciendo clic en el icono del lápiz y escribiendo lo que prefiera. Aquí, mantendremos la sugerencia de EE. UU. que reemplazará todas las entradas de Estados Unidos.
A continuación, puede ver que la herramienta también encontró filas duplicadas y espacios adicionales llamados espacios en blanco. Nuevamente, coloque el cursor sobre un elemento y lo verá resaltado en su hoja.
Para permitir que la herramienta corrija los datos adicionales por usted, elija «Eliminar» para los duplicados o «Recortar todo» para el espacio en blanco.
Si realiza cambios en su hoja mientras tiene abierta la barra lateral Sugerencias de limpieza, haga clic en «Actualizar» para volver a verificar la hoja.
2. Eliminar duplicados
Una alternativa a las Sugerencias de limpieza es la herramienta Eliminar duplicados. Esto es útil si sabe de antemano que sus datos pueden contener duplicados. Puede saltar directamente a esta opción para eliminarlos.
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Seleccione las celdas que desea verificar en busca de duplicados. Vaya a la pestaña Datos, seleccione Limpieza de datos y elija «Eliminar duplicados».
Si sus datos tienen encabezados, marque esa casilla en la parte superior de la ventana emergente. Luego, confirme las columnas que desea revisar y haga clic en «Eliminar duplicados».
Verá un mensaje que le informará cuántos duplicados se encontraron y eliminaron. Seleccione «Aceptar» para cerrar la ventana.
3. Recortar espacios en blanco
Al igual que la función Eliminar duplicados, es posible que sepa que tiene espacios adicionales en algunas de sus celdas. La herramienta Recortar espacios en blanco puede solucionar este problema sin eliminar manualmente los espacios.
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Seleccione las celdas que desea verificar o seleccione toda la hoja haciendo clic en el rectángulo en la parte superior izquierda. Vaya a la pestaña Datos, seleccione Limpieza de datos y elija «Recortar espacios en blanco».
Luego verá un mensaje que le informará cuántas celdas con espacios adicionales se recortaron.
Con estas tres herramientas de limpieza de datos en Hojas de cálculo de Google, puede encontrar y corregir datos desordenados sin todo el trabajo manual.