1. No asuma que los impuestos sobre las ventas no son aplicables
Muchos fabricantes de software asumir incorrectamente que el impuesto sobre las ventas no se aplica a las transacciones. Las reglas pueden diferir significativamente dependiendo de si vende software tradicional, SaaS o un producto híbrido y, lo que es más importante, cómo la jurisdicción fiscal en cuestión define su producto o servicio.
En consecuencia, la apuesta más segura es suponer que, a menos que haya alguna excepción, el “Tío Sam”, o más probablemente sus parientes estatales más pequeños, siempre querrán gravar la transacción.
La mayoría de los estados tratan el software preescrito (“enlatado” o “disponible en el mercado”) como propiedad personal tangible y sujeto a los impuestos sobre ventas y uso aplicables. Esto generalmente es cierto independientemente de si (1) el software se obtiene a través de medios tangibles o se descarga o (2) la transacción está etiquetada como venta o arrendamiento.
Por el contrario, algunos estados, por ejemplo California y Carolina del Norte, sólo gravan el software preescrito que se recibe en forma tangible o que se puede descargar en forma tangible (por ejemplo, los clientes pueden realizar una copia de seguridad del programa en su propio equipo).
Es importante que un abogado especializado en tecnología y impuestos revise periódicamente su contrato para ayudar a minimizar la responsabilidad que podría resultar del incumplimiento de las leyes fiscales.
La tributación estatal del software personalizado generalmente depende de si el estado grava los servicios personales. Por ejemplo, Arizona, California y Texas generalmente excluyen el software personalizado de la base imponible, pero el Distrito de Columbia, Nuevo México y Tennessee sí gravan el software personalizado. Este tratamiento fiscal es generalmente el mismo en situaciones en las que el software preescrito se personaliza para un cliente. Algunos estados incluso gravarán toda la transacción, no sólo el valor de las personalizaciones.
Para complicar aún más las cosas, a menudo existen diferentes tratamientos fiscales para SaaS. Mientras que un estado como Missouri actualmente exime de impuestos tanto al software personalizado como al SaaS, otros estados, como Kentucky, gravan el SaaS pero eximen al software personalizado. Sin embargo, otros estados como Texas tratan a SaaS como servicios de procesamiento de datos que están sujetos a una tasa especial.
Como puede ver, comprender la fiscalidad relacionada con los productos de software y los servicios SaaS es increíblemente complejo.
2. No ignore ni confíe en disposiciones contractuales “repetitivas”
Con demasiada frecuencia, los ejecutivos de empresas pasan por alto las disposiciones de los contratos comerciales que consideran repetitivas o disposiciones “estándar”. En realidad, estas disposiciones pueden tener importantes consecuencias tanto para los fabricantes de software como para los clientes.