Sin duda, el panorama tecnológico de las pequeñas empresas ha cambiado en los últimos años. No hace mucho tiempo, los propietarios de pequeñas empresas tenían que depender de hojas de cálculo o procesos de lápiz y papel para ejecutar sus operaciones. Los sistemas avanzados o «tecnológicos» estaban reservados para empresas más grandes.
Pero, gracias a las innovaciones que ocurren en el ámbito de la computación en la nube, en estos días, las PYMES pueden tener aplicaciones comerciales sofisticadas a precios accesibles.
sistemas POS (se abre en una pestaña nueva) son un buen ejemplo de esto. Atrás quedaron los días en que las pequeñas empresas no tenían otra opción que usar cajas registradoras toscas para marcar las ventas. Hoy en día, incluso una tienda nueva en la esquina puede tener una solución de punto de venta elegante y sofisticada sin arruinarse.
Si está buscando un sistema POS (se abre en una pestaña nueva) para una pequeña empresa, encontrará que hay muchas opciones disponibles.
La pregunta es, ¿qué solución va a ser la más adecuada?
Para ayudarlo a responder eso, hemos preparado esta guía sobre cómo elegir un sistema POS para su pequeña empresa. Lo guiará a través de las principales consideraciones a tener en cuenta al buscar una solución POS y resaltará los pasos que debe seguir para determinar con qué proveedor de sistemas de punto de venta registrarse.
Empecemos.
Determine las necesidades del sistema POS de su empresa
El primer paso para encontrar la solución adecuada es conocer los requisitos de su negocio. Haga una lista de las características imprescindibles que está buscando en un sistema POS y use esa lista para guiar su investigación.
Estas son algunas de las preguntas que debe hacer al determinar las necesidades de POS de su pequeña empresa.
¿Que estás vendiendo?
Su sistema de punto de venta debe ser compatible con los productos o servicios de su catálogo. Según el tipo de mercancía, es posible que deba ingresar atributos o variaciones específicos para que pueda realizar un seguimiento efectivo de sus niveles de ventas e inventario.
Por ejemplo, si está vendiendo ropa que viene en varios tamaños y colores, su sistema POS debería permitirle ingresar esas variantes fácilmente. Si vende alimentos, debe elegir una solución que pueda registrar y rastrear ingredientes individuales.
Cualquiera que sea el caso, es esencial determinar los requisitos de su catálogo y fijar la vista en soluciones que puedan satisfacer sus necesidades.
¿Dónde y cómo registrará las ventas?
A continuación, piense en su proceso de ventas. ¿Dónde y cómo usará su sistema POS? Algunas tiendas tienen un mostrador de pago dedicado y necesitarían una computadora portátil o una computadora para implementar el proceso de pago.
Mientras tanto, aquellos que prefieren marcar las ventas en el piso de ventas o necesitan hacer visitas a domicilio necesitarán un sistema POS móvil que se ejecute en su teléfono o tableta.
¿Tienes un equipo?
Piense en las personas que utilizarán su sistema. Si tiene un gerente o cajero, aclare sus roles y tareas, y elija un sistema de punto de venta que les permita llevar a cabo sus responsabilidades.
La mayoría de los sistemas POS pueden permitir o restringir el acceso según la función del usuario. Por ejemplo, los cajeros solo pueden marcar las ventas, mientras que los gerentes tienen la capacidad de emitir reembolsos, modificar los niveles de inventario, etc.
Averigüe las funciones de los miembros de su equipo y elija un sistema POS que admita esas funciones.
¿Cómo interactúa con sus clientes?
Piense en las iniciativas de los clientes que está implementando (o planea implementar). ¿Tienes un programa de fidelización? ¿Recopila información o comentarios de los clientes? ¿Cómo te comunicas con los compradores?
Las respuestas a estas preguntas arrojarán luz sobre las capacidades de gestión de clientes que necesita en su sistema POS. Muchas soluciones tienen una base de datos de clientes incorporada para que pueda recopilar detalles de los compradores. Otros sistemas pueden incluso venir con un programa de lealtad listo para usar que facilita ofrecer beneficios y recompensas a los compradores leales.
¿Qué herramientas estás usando ya?
Si ya está utilizando ciertas aplicaciones o herramientas comerciales (como una plataforma de comercio electrónico, un software de contabilidad y un procesador de pagos), consulte sus integraciones de POS. Elegir una solución de punto de venta que pueda conectarse a los sistemas que ya tiene implementados le hará la vida mucho más fácil. Las integraciones de POS reducen la necesidad de entradas manuales, por lo que no tendrá que lidiar con discrepancias, hacer las cosas dos veces y también habrá menos margen para el error humano.
Investigue el mercado de POS
Una vez que tenga su lista de requisitos, es hora de hacer el trabajo preliminar e identificar las soluciones POS que pueden ser adecuadas para su pequeña empresa. Recurrir a Google es un hecho, y es probable que sea lo primero que alguien haría si estuviera tratando de encontrar una nueva solución. Sin embargo, esta tarea también puede volverse abrumadora, debido a la gran cantidad de resultados que seguramente obtendrá.
Con ese fin, a continuación se presentan algunas tácticas de investigación de POS adicionales que pueden orientarlo en la dirección correcta.
Echa un vistazo a lo que utilizan empresas similares
Una de las formas más fáciles de encontrar una nueva solución POS es obtener recomendaciones de propietarios de negocios que ya conoce. Hable con empresarios en su red (particularmente aquellos que manejan empresas similares) y pregunte acerca de sus sistemas POS.
Visita los establecimientos de tu zona y echa un vistazo a su punto de venta. Pregúnteles acerca de su sistema, qué piensan de él y si están dispuestos a recomendarlo a otros empresarios.
Ideas de crowdsourcing de grupos de pequeñas empresas
LinkedIn y Facebook albergan numerosas comunidades de pequeñas empresas y mentes maestras. Si pertenece a alguno de estos grupos, intente solicitar recomendaciones de sistemas POS de colaboración colectiva. Envíe una publicación o discusión preguntando a los miembros sobre su sistema de punto de venta y vea si puede obtener buenas recomendaciones.
Visite sitios web de tecnología
Los sitios web de tecnología (como TechRadar) ofrecen una gran cantidad de información confiable sobre diversas soluciones comerciales. Estos sitios web a menudo trabajan con expertos en la materia que prueban y revisan aplicaciones y software. Luego producen artículos y guías diseñados para ayudar a los empresarios a encontrar los mejores sistemas para su negocio.
Toque la base con los proveedores de soluciones POS
En esta etapa, debería haber reducido su búsqueda a alrededor de dos o tres sistemas POS. El siguiente paso es ponerse en contacto con estos proveedores para obtener una visión más profunda de sus ofertas. Inicie conversaciones con proveedores potenciales y discuta los siguientes puntos.
¿Cómo funcionará su sistema con su negocio específico?
Hable con el proveedor sobre sus requisitos, procesos actuales y cualquier aplicación existente que tenga. A partir de ahí, el proveedor debería poder explicar cómo funcionaría su sistema en su negocio.
También debe mostrar el hardware y el software necesarios para que el sistema POS funcione. Si está utilizando tabletas Android en su tienda, por ejemplo, ¿funcionará el POS según lo previsto? ¿Necesita comprar nuevos lectores de tarjetas de crédito o terminales?
Resolver estos detalles ayudará a determinar si un proveedor es el adecuado.
¿Cuáles son los costos asociados con el sistema POS?
La mayoría de los proveedores de soluciones enumeran sus planes de precios en su sitio web, pero nunca está de más verificar los costos asociados con el sistema POS. Asegúrese de resolver:
- Tus tarifas mensuales (y si cuesta o no menos pagarlas anualmente)
- Cualquier costo que surja al agregar nuevos usuarios, productos, dispositivos, etc.
- Configurar tarifas
- Gastos de cancelación
- Costos de procesamiento de pagos
- Tarifas de servicio al cliente (algunos pueden cobrar más por la asistencia telefónica)
No quiere sorpresas cuando se trata de la factura de su sistema POS, así que obtenga una confirmación clara de todos los gastos necesarios y también obtenga las cosas por escrito.
¿Cuáles son sus ofertas de atención al cliente?
Como pequeña empresa, lo último que desea es quedar marginado por problemas técnicos. Por eso es importante preguntar sobre las ofertas de servicio al cliente del proveedor. Específicamente:
- ¿Qué canales de atención al cliente ofrecen? (p. ej., teléfono, correo electrónico, chat en vivo, base de conocimientos)
- ¿Cuesta más obtener soporte telefónico o prioritario?
- ¿Están disponibles 24/7?
- ¿Quién es tu punto de contacto?
Prueba el software POS
La mejor manera de conocer una solución POS es probarla usted mismo. Una vez que haya seleccionado un proveedor o haya reducido sus opciones a dos sistemas, regístrese para una prueba gratuita para que pueda ver las soluciones en acción.
La mayoría de los proveedores ofrecen de 14 a 30 días para pruebas gratuitas, así que aproveche al máximo su período de prueba. Que sea un punto para:
- Introducir productos
- Ingrese la información del cliente
- Sube las ventas
- Genere informes de ventas, inventario y clientes.
Tómese el tiempo para recapitular sobre su plan POS
Elegir un sistema POS es una de las decisiones tecnológicas más importantes que tomará para su pequeña empresa. Por lo tanto, tómese el tiempo para aclarar sus requisitos, consulte fuentes confiables cuando busque proveedores y vea el sistema en acción.
Seguir los pasos anteriores le permitirá evaluar las soluciones de manera exhaustiva, de modo que pueda decidir el mejor curso de acción para su negocio.
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