Microsoft comenzó a probar casillas de verificación en Excel en octubre de 2023. La función le permite visualizar datos, incluidos valores VERDADEROS y FALDOS, lo que abre un mundo de posibilidades dentro de Excel. Las casillas de verificación todavía están en versión beta, pero un video de Diccionario de Excel mostró una forma de utilizar la función que es tan útil que me registré para convertirme en Insider.
Exceldictionary mostró cómo se pueden usar las casillas de verificación para crear un rastreador de asistencia. Como hago un seguimiento de la asistencia al equipo de fútbol americano que dirijo, me interesé de inmediato.
Excel ya tiene un forma de casillas de verificación ahora, pero los encuentro torpes y poco intuitivos. La nueva función de casilla de verificación es mucho más útil y también me resulta más fácil de usar. Le indicaré el diccionario de Excel para obtener una guía práctica completa, pero esta es mi experiencia en la creación de un rastreador de asistencia y cómo crear uno me mostró lo útiles que pueden ser las casillas de verificación en Excel.
Seguimiento de asistencia
Cuando se trata de coaching, uno de los principios rectores de mi equipo es la cita de Thomas Monson: «cuando se mide el desempeño, el desempeño mejora. Cuando se mide el desempeño y se informa, el ritmo de mejora se acelera».
Hacer un seguimiento de las cosas no es un concepto extraño, pero puede resultar complicado simplificarlo. Cuando mi equipo tenía menos de 20 jugadores y algunos entrenadores, no era una gran molestia hacer las cosas manualmente. Pero mi equipo ahora tiene docenas de jugadores, más de diez entrenadores, y puede llevar mucho tiempo sumar las cosas manualmente. Anteriormente, utilizaba cuadros configurados como 1 o 0 para indicar asistencia. Si bien funcionó bien, no era elegante y carecía de algunas funciones que ahora se ven en las casillas de verificación.
Pequeñas cosas como poder seleccionar una casilla y presionar la barra espaciadora para alternar una marca son bastante útiles. Esto también funciona cuando tienes varias casillas seleccionadas.
Por lejos, la característica más útil que tienen las casillas de verificación es que marcan un valor como VERDADERO o FALSO dependiendo de si están marcadas. Luego puede utilizar ese valor para realizar un seguimiento de los datos.
Usar casillas de verificación como valores
Cuando utilicé por primera vez la función de casilla de verificación, vi que el principal beneficio era la visualización de datos. La combinación de casillas de verificación, la función de repetición y la fuente de la plantilla formaron una barra de progreso que brindaba un indicador visual claro de la asistencia de cada jugador. Pero hacer que la hoja de cálculo resalte un beneficio importante para la nueva función de casilla de verificación en Excel es que el programa puede tomar un valor de la casilla de verificación.
En la parte superior de mi hoja de cálculo hay una asistencia total para los jugadores y otra categoría para los entrenadores. Estos están hechos con la función SUMA, pero tuve que agregar un poco más para que funcionara. Utilicé la función CONTAR.SI para darle un valor a una casilla de verificación solo si está marcada, o en este caso VERDADERO. Luego podría usar esos valores para crear totales, promedios y otras métricas.
Esta hoja de cálculo en particular tiene mis datos configurados dentro de una tabla, por lo que tiene columnas que se pueden ordenar. Dado que los valores de mis casillas de verificación ya se ven como cifras numéricas debido a la función CONTAR.SI, puedo usar esa funcionalidad para ordenar la asistencia. Por ejemplo, podría ordenar la columna total para mostrar la asistencia en orden descendente (en esta hoja de cálculo específica, para hacerlo es necesario ordenar por ZA). Si prefieres un valor numérico, puedes usar la misma fórmula que utilicé para los totales de jugadores o entrenadores que se muestran arriba, pero luego selecciona un rango diferente de celdas.
Un poco hace mucho
Mientras investigaba para este artículo, les mostré a algunos de mis amigos la hoja de cálculo que creé. Uno trabaja en reclutamiento y el otro es maestro de escuela primaria. Ambos dijeron que querían una copia de la hoja de cálculo para usarla en el trabajo.
Sé que es anecdótico, pero creo que el interés en las casillas de verificación dentro de Excel será grande. Son más fáciles de usar que la función de casilla de verificación anterior y se pueden usar en hojas de cálculo de varias maneras.
Beta de Excel
Las casillas de verificación todavía están en versión beta, por lo que debe ser un miembro de Office Insider para usarlas. Espero que estén disponibles para todos pronto, pero mientras tanto, puedes seguir nuestra guía en cómo inscribirse en el programa Office Insider en Windows 11.