Los errores en las hojas de cálculo no son sólo frustrantes inconvenientes personales. Pueden tener graves consecuencias. Y sólo en los últimos años, ha habido una infinidad de historias de terror sobre hojas de cálculo.
En agosto de 2023, el Servicio de Policía de Irlanda del Norte se disculpó por una filtración de datos de “proporciones monumentales” cuando se compartió en línea una hoja de cálculo que contenía estadísticas sobre el número de agentes que tenía y su rango en respuesta a una solicitud de libertad de información.
Había una segunda pestaña que se pasó por alto en la hoja de cálculo y que contenía los datos personales de 10.000 agentes de policía en servicio.
Una serie de errores en las hojas de cálculo interrumpieron la contratación de anestesistas en formación en Gales a finales de 2021. La Oficina Nacional de Contratación de Anestésicos (ANRO), organismo responsable de su selección y contratación, dijo a todos los candidatos para puestos en Gales que eran “inasignables”, a pesar de algunos de ellos lograron las puntuaciones más altas en las entrevistas.
La culpa recayó en el proceso de consolidación de los datos de las entrevistas. Las hojas de cálculo de diferentes áreas carecían de estandarización en cuanto a formato, convenciones de nomenclatura y estructura general. Para empeorar las cosas, los datos se copiaban y pegaban manualmente entre varias hojas de cálculo, un proceso que requería mucho tiempo y era propenso a errores.
ANRO sólo descubrió el error cuando los solicitantes rechazados cuestionaron sus cartas de despido. El hecho de que ningún candidato pareciera aceptable para las posiciones galesas debería haber sido una señal de alerta. Aparentemente no se aplicó ninguna prueba o validación a la hoja de cálculo crucial, un paso simple que podría haber evitado este error crítico.
En 2021, Crypto.com, un proveedor en línea de criptomonedas, transfirió accidentalmente 10,5 millones de dólares (8,3 millones de libras esterlinas) en lugar de 100 dólares a la cuenta de un cliente australiano debido a que se ingresó un número incorrecto en una hoja de cálculo.
El empleado que procesó el reembolso para el cliente australiano había ingresado erróneamente su número de cuenta bancaria en el campo de reembolso de una hoja de cálculo. Pasaron siete meses antes de que se descubriera el error. El destinatario intentó huir a Malasia pero fue detenido en un aeropuerto australiano con una gran cantidad de dinero en efectivo.
En 2022, Íslandsbanki, un banco estatal islandés, vendió una parte de sus acciones que estaban muy infravaloradas debido a un error en la hoja de cálculo. Al consolidar activos de diferentes hojas de cálculo, los datos de la hoja de cálculo no se “limpiaron” ni se formatearon correctamente. Posteriormente, las acciones del banco fueron infravaloradas hasta en 16 millones de libras esterlinas.
La materia oscura de la TI corporativa
Lo anterior es solo una fracción de los errores de hojas de cálculo que varias organizaciones cometen habitualmente.
Las hojas de cálculo representan riesgos desconocidos en forma de errores, violaciones de la privacidad, secretos comerciales y violaciones del cumplimiento. Sin embargo, también son fundamentales para la forma en que muchas organizaciones toman sus decisiones. Por este motivo, los expertos los han descrito como la “materia oscura” de la TI corporativa.
Los estudios de la industria muestran que el 90 por ciento de las hojas de cálculo que contienen más de 150 filas tienen al menos un error importante.
Esto es comprensible porque los errores en las hojas de cálculo son fáciles de cometer pero difíciles de detectar. Mi propia investigación ha demostrado que inspeccionar el código de la hoja de cálculo es la forma más eficaz de depurarlo, pero este enfoque todavía sólo detecta entre el 60 y el 80 por ciento de todos los errores.
Se estima que hasta 9 de cada 10 hojas de cálculo contienen errores.
El atractivo de las hojas de cálculo no sólo existe en el mundo financiero. Son indispensables en ingeniería, ciencia de datos e incluso para enviar robots a Marte. La clave de su éxito es su flexibilidad.
El software de hoja de cálculo evoluciona constantemente y cada vez hay más funciones disponibles que aumentan su atractivo. Por ejemplo, ahora puedes automatizar muchas tareas en Excel (el software de hoja de cálculo más popular) utilizando secuencias de comandos Python.
Pero dados todos los problemas antes mencionados, ¿no es hora de dejar de lado Excel y otros programas de hojas de cálculo en favor de algo más confiable?
Error humano
La causa subyacente de estos problemas con las hojas de cálculo no es el software sino el error humano.
El problema es que la mayoría de los usuarios no ven la necesidad de planificar o probar su trabajo. La mayoría de los usuarios describen su primer paso en la creación de una nueva hoja de cálculo como simplemente ingresar números o códigos directamente.
Muchos de nosotros no consideramos que las hojas de cálculo merezcan una consideración seria. Esto significa que nos volvemos complacientes y asumimos que no hay necesidad de probar, validar o verificar nuestro trabajo.
La investigación sobre la “carga cognitiva”, la cantidad de esfuerzo mental requerido para una tarea, muestra que crear hojas de cálculo complejas exige tanta concentración como la que requiere un médico de cabecera al realizar un diagnóstico. Esta intensa tensión mental hace que sea más probable que se cometan errores. Pero los médicos de cabecera estudian su profesión durante muchos años antes de calificarse, mientras que la mayoría de los usuarios de hojas de cálculo son autodidactas.
Para romper el ciclo de errores repetidos en las hojas de cálculo, hay varias cosas que las organizaciones pueden hacer. En primer lugar, introducir la estandarización ayudaría a minimizar la confusión y los errores. Por ejemplo, esto significaría formato, convenciones de nomenclatura y estructuras de datos coherentes en todas las hojas de cálculo.
En segundo lugar, mejorar la formación es crucial. Dotar a los usuarios del conocimiento y las habilidades para crear hojas de cálculo sólidas y precisas podría ayudarles a identificar y evitar obstáculos.
Por último, es vital fomentar una cultura de pensamiento crítico hacia las hojas de cálculo. Esto significaría alentar a los usuarios a cuestionar continuamente los cálculos, validar sus fuentes de datos y verificar su trabajo.
Simon Thorne es profesor titular de Computación y Sistemas de Información en la Universidad Metropolitana de Cardiff
Este artículo se vuelve a publicar desde The Conversation bajo una licencia Creative Commons. Lea el artículo original.