No es necesario ser un escritor experto para redactar un correo electrónico. Sin embargo, hay muchas cosas a considerar al escribir correos electrónicos, especialmente para comunicaciones comerciales. Aquí hay varias reglas de etiqueta de correo electrónico para tener en cuenta para sus mensajes profesionales.
Los campos de correo electrónico
Puede parecer sencillo completar los campos de su correo electrónico, pero estos consejos pueden evitarle un poco de vergüenza y ayudar a sus destinatarios al mismo tiempo.
Vuelva a verificar las direcciones de sus destinatarios
Si alguna vez envió un correo electrónico a la persona equivocada porque confió en las sugerencias «inteligentes» de su aplicación de correo electrónico, entonces sabe lo vergonzoso que puede ser.
Solo lleva un minuto verificar dos veces el nombre y la dirección de correo electrónico del destinatario. Si tiene una aplicación que convierte la dirección de correo electrónico en el nombre del destinatario con fines de visualización, simplemente haga clic en esa flecha o desplace el cursor sobre el nombre para una revisión rápida.
Ingrese una línea de asunto concisa
La línea de asunto que incluya con su correo electrónico debe ser concisa y significativa. Esto le permite a su destinatario ver exactamente de qué se trata el correo electrónico de un vistazo. Incluso pueden leer sus correos electrónicos en orden de importancia del contenido, que es donde entra la línea de asunto.
Trate de mantener la línea de asunto corta pero significativa. Haz que sea un resumen conciso de lo que incluye tu mensaje.
Incluya CC y BCC cuando se justifique
No todos los destinatarios de su mensaje pueden pertenecer a la línea Para. Puede usar el campo CC para copiar a otros que necesitan el correo electrónico como referencia o el campo BCC para copiarlos pero mantener sus direcciones de correo electrónico privadas.
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Reserve el campo Para para aquellos a quienes está dirigiendo el mensaje y cualquier acción que requiera de ellos. Para otros que simplemente necesitan estar al tanto del mensaje, ya sea que esté ocultando sus direcciones de correo electrónico o no, use las líneas CC y BCC en su lugar.
El cuerpo del mensaje
Obviamente, el cuerpo del correo electrónico es donde incluyes tu mensaje. Pero hay algunos consejos para recordar que pueden hacer o deshacer ese mensaje.
Agregar un saludo
Especialmente crucial al redactar un correo electrónico comercial es agregar un saludo. Comience su mensaje apropiadamente con «Estimado», «Hola» o algo similar, seguido del nombre del destinatario.
No hay nada que diga «Tengo demasiada prisa para preocuparme» que un correo electrónico sin un saludo.
Use una fuente fácil de leer
Si bien es tentador cambiar la fuente de su mensaje a algo diferente o único, no siempre es la mejor opción para la persona que lee el correo electrónico.
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Utilice una fuente predeterminada que sea fácil de leer, como Arial o Times New Roman. Estas fuentes clásicas no solo son estándar para la mayoría de los clientes de correo electrónico, sino que también son más fáciles de leer que un script y más profesionales que una opción demasiado informal.
Incluir una firma
Al igual que eliminar un saludo, no firmar su correo electrónico puede parecer poco profesional. Y con ese cierre, debe incluir los detalles básicos que necesitaría su destinatario.
Las firmas de correo electrónico varían, pero pueden incluir su nombre completo, empresa, cargo, número de teléfono, sitio web y enlaces a las redes sociales. Ya sea que tenga todos esos detalles en su firma o simplemente su nombre, asegúrese de agregarlo al final de su mensaje.
Tono y Profesionalismo
Junto con los conceptos básicos de completar los campos de correo electrónico y redactar el cuerpo de su mensaje, considere sus palabras. ¿Quieres usar mayúsculas para enfatizar un punto? ¿Deberías incluir un poco de humor sarcástico? Hagamos una inmersión más profunda.
Tenga cuidado con las mayúsculas y el formato
Puede ser tentador usar mayúsculas, texto en negrita o subrayado para enfatizar las palabras. Pero demasiados de estos en un mensaje anulan el propósito y pueden transmitir un mensaje agresivo.
Trate de evitar todas las mayúsculas. No querrás que tu destinatario se sienta como si le estuvieras gritando. Y use formato de fuente como negrita, cursiva y subrayado con moderación y solo cuando sea necesario.
Mantenga el humor y los emojis al mínimo
Si bien la mayoría de las personas disfrutan un poco de humor de vez en cuando, no siempre tiene cabida en un correo electrónico. La razón es que el destinatario no puede ver tu lenguaje corporal ni escuchar tu risa. En las comunicaciones escritas, el humor puede parecer inapropiado o incluso ofensivo a veces, incluso cuando no lo dices de esa manera.
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Además de eliminar el humor, trate de no abusar de los emojis en su correo electrónico. Si bien una carita sonriente o un pulgar hacia arriba pueden ser beneficiosos en un chat o mensaje de texto, pueden transmitir un tono poco profesional en los correos electrónicos comerciales.
Agregar archivos adjuntos necesarios
Todos lo hemos hecho al menos una vez. Le decimos al destinatario que le estamos enviando un archivo y luego nos olvidamos de adjuntarlo. Tómese un momento antes de presionar Enviar para asegurarse de haber incluido todos los archivos adjuntos necesarios.
Además, algunos servicios de correo electrónico como Gmail y Microsoft Outlook ofrecen funciones para recordarle los archivos adjuntos olvidados. Aproveche estas útiles herramientas para que no tenga que seguir su correo electrónico con otro mensaje que contenga el archivo y una disculpa.
Comunicaciones corteses
Algunas reglas de etiqueta del correo electrónico no están escritas en piedra, sino que pueden ser simplemente corteses, consideradas y útiles.
Considere mensajes concisos para dispositivos móviles
Con más y más correos electrónicos vistos en dispositivos móviles, tenga esto en cuenta al redactar el suyo. Elimina palabras innecesarias y ve directo al grano. No hay nada peor que abrir un correo electrónico lleno de texto en su teléfono móvil que requiere un desplazamiento continuo.
Programar el envío durante el horario comercial
Si utiliza la práctica función de programación de correo electrónico que ofrecen muchos clientes de correo electrónico, sea considerado cuando programe esa entrega. Enviar un correo electrónico justo al final de la jornada laboral o incluso a medianoche simplemente no es agradable.
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Trate de programar los correos electrónicos para un día laborable y durante el horario comercial, a menos que tenga una razón de peso para no hacerlo.
Acortar URL largas
Un consejo final para ser cortés es con respecto a los enlaces que incluye en sus correos electrónicos. De manera similar a redactar mensajes más cortos para espectadores móviles, puede hacer lo mismo al incluir enlaces. Considere usar un acortador de URL como Bitly o vincular a texto.
En lugar de un enlace que ocupa demasiado espacio en su mensaje, puede reducir su tamaño y aún enviar el enlace a su destinatario.
Con suerte, algunas de estas reglas de etiqueta de correo electrónico son las que planea usar para sus propios mensajes comerciales en el futuro. Y si envía un mensaje que le gustaría recuperar, consulte cómo recuperar un correo electrónico en Outlook o cómo anular el envío de un mensaje en Gmail.