¿Alguna vez te has encontrado con un Microsoft Excel hoja de cálculo repleta de datos pero no sabe dónde buscar a continuación? ¿Le gustaría poder tamizar, ordenar y analizar y hacer que sus datos trabajen más para usted? Bueno, no busques más. Con esta guía, veremos 7 herramientas útiles para hacer que sus datos sean mucho más accesibles, brindándole la información de primera línea que necesita (¡y luciendo bien mientras lo hace!).
Las siguientes funciones de Excel se pueden utilizar en bases de datos nuevas o existentes para encontrar o resumir información de forma rápida y sencilla. Puede usarlos para convertir un muro de números en datos significativos con solo unos pocos clics.
Aunque solo hemos proporcionado 7 herramientas aquí, marcarán una gran diferencia en sus capacidades. Incluso puede combinar la mayoría de ellos para mejorar aún más su impacto, dejando a su jefe y colegas asombrados por sus habilidades.
La mayoría de estas herramientas son relativamente básicas, pero algunas de las últimas pueden bordear el nivel intermedio. Aunque, con un poco de práctica, cualquiera puede usarlos con éxito y darle a su oficina de microsoft proyectos que sorprenden.
Entonces, sin más preámbulos, veamos nuestra primera herramienta simple para que sus datos funcionen.
Suma
Es tan simple como suena. Use la función Sum para sumar (sumar) todos los datos solicitados. Puede hacer esto en filas o columnas, incluso sumando varias fuentes numéricas en su hoja de cálculo.
Echemos un vistazo a la creación de una fórmula de suma básica:
=Sum(value1,value2,value3…)Para sumar un rango de datos, reemplaza el valor en la fórmula con las celdas. Por ejemplo, para agregar las celdas A1 a A20, usaría «Suma (A1: A20)». Se pueden agregar más celdas o rangos después de una coma «=Sum(A1:A20, B15, C2:C5)».
Puede indicarle a la fórmula exactamente qué celdas incluir escribiendo los nombres de las celdas, o puede hacer clic y arrastrar un cuadro sobre las celdas que desea incluir, y la fórmula las agregará automáticamente.
Puede elegir Sumar al final de una fila o columna o hacer una tabla en otro lugar de su hoja. Incluso puede sumar el contenido de una hoja y hacer que extraigan los resultados a otra hoja (o incluso libro de trabajo) por completo. Sigue siendo una herramienta simple, pero mucho más funcional de lo que parece.
Contar
La función Count más básica hace exactamente lo que dice. Cuenta el número total de celdas resaltadas en un rango. Sin embargo, no suma el total del contenido de las celdas, solo el número de celdas presentes. Usamos la siguiente fórmula:
=Count(value1,value2,value3…)Dentro de los corchetes, puede enumerar los valores/celdas individuales o colocar el rango de celdas que desea considerar. Un rango puede abarcar varias filas y columnas, como A1:A50 o A1:D50.
El ejemplo anterior muestra el número total de transacciones realizadas por los clientes en una pequeña base de datos.
La función Contar solo contará las celdas que contengan números, por lo que si una celda está en blanco o contiene texto, la ignorará por completo.
Si desea contar celdas de una manera más específica, como celdas que contienen un cierto número o una determinada cadena de texto, ¡siga leyendo para obtener el CountIf más poderoso!
contar si
Esta función solo contará las celdas si cumplen con los criterios específicos (¡realmente haciendo honor a su nombre!). Por ejemplo, es posible que desee contar solo las celdas que contengan un determinado nombre o número de identificación o un valor por encima o por debajo de un cierto umbral.
=CountIf(range,criteria)Seleccionamos un rango similar a la función de conteo anterior, luego colocamos una coma e indicamos los criterios que desea considerar. En el siguiente ejemplo, agregué un recuento de la cantidad de pedidos de cada cliente contando cuántas veces aparece su nombre en la lista de pedidos en el ejemplo anterior.
Si quisiéramos, digamos, contar las ventas solo por encima de $100, simplemente establecería los criterios en la fórmula como >100. Para ello, la fórmula sería “=CountIf(F1:F19, “>100”)”. Los criterios pueden ser bastante versátiles; puede contar por números en un rango, contar si es un fragmento de texto específico o contar si coincide con el contenido de otra celda específica.
suma si
Similar a CountIf, podemos usar SumIf para considerar solo las celdas que cumplen con nuestro conjunto de criterios dado. La diferencia aquí es que Countif solo contará el número de celdas, mientras que SumIf sumará el contenido de las celdas si coinciden con su conjunto de pautas.
=SumIf(range,criteria,[sum_range])Puede crear una cadena completa de criterios diferentes, tal como lo hace CountIf arriba, para sumar datos en varias celdas que cumplan con su estricto conjunto de reglas. Una diferencia que notará es la inclusión de [sum_range] en la fórmula Esto nos permite especificar las reglas en una columna pero agregar los valores de otra columna correspondiente.
Sobre la base del ejemplo anterior, puede ver aquí que usé SumIf para crear una tabla para sumar el valor del pedido para cada cliente, usando su nombre como criterio. En el extracto de la hoja de cálculo (ver arriba), las celdas resaltadas en azul son las celdas en las que verifica los criterios; luego, si es una coincidencia, se suman las celdas en rojo.
Mínimo máximo
Esta ingeniosa función simplemente extraerá los valores más altos o más bajos de un conjunto de números para evitar que tengas que rastrear líneas y líneas de información, jugando a encontrar la diferencia. Esto puede ser útil para ver de un vistazo qué cliente está gastando más dinero en tu negocio o, por ejemplo, si tienes una lista de tiempos de corredores de maratón, puede mostrarte instantáneamente los tiempos más rápidos o más lentos logrados.
=Min(value1,value2,value3…)
o
=Max(value1,value2,value3…)Esta pequeña herramienta puede ser un verdadero ahorro de tiempo. A medida que sus datos cambian de rango, Min y Max siempre se mantendrán actualizados mirando constantemente la fórmula y asegurándose de que sea correcta.
Puede combinar esto con algún formato condicional para hacer que las celdas o el texto tengan un estilo de color diferente o pasar la información a una página de resumen para asegurarse de que siempre está actualizado con cualquier cambio.
Rango
En lugar de solo ver los valores más altos y más bajos con las funciones Mín./Máx., también puede clasificar una selección de datos por sus valores individuales. Esto se hace usando la fórmula de rango.
Dependiendo de los datos que tenga, la función Clasificación se puede usar para ver rápidamente dónde necesita centrar su atención, como qué productos están generando menos ventas o qué páginas web están recibiendo la mayor cantidad de clics.
Veamos un ejemplo:
=RANK(number,ref,[order])Seleccione el número al que desea asignar un rango, luego la ‘ref’ es el grupo de valores con los que se compara, seguido del valor opcional de ‘orden’: puede ser 0 para descender o 1 para ascender.
Nuestro ejemplo anterior muestra cuáles de nuestros clientes están haciendo el mayor/menor gasto en ventas. Podríamos cambiar fácilmente para ver el volumen de ventas seleccionando la columna anterior, según nuestras necesidades en ese momento.
Una vez más, incluso puede combinar esto con algún formato condicional para resaltar los rangos más altos y más bajos o incluso poner cada rango en una escala de colores móvil para darle un toque especial.
BuscarV
El infame VLookup es extremadamente útil pero no tan difícil como sugiere su reputación. Al ingresar un valor único de la primera columna de su tabla (como un número de orden, número de identificación o nombre), la función Vlookup rastreará toda la tabla y traerá algunos datos específicos relacionados con su entrada.
Usando nuestra base de datos de clientes de arriba, podemos escribir el número de transacción único de la primera columna para obtener todos los detalles relacionados con esa transacción.
La fórmula utilizada para esto es:
=BUSCARV(valor_buscado,matriz_tabla,núm_índice_col,[range_lookup)Although this looks complicated at first, it’s actually quite straightforward. Let’s break it down:
Lookup_value is the cell it reads before it goes off searching. This is a unique string of information you type to prompt the search. For example, you might type in a transaction number to look up a specific customer sale.
Table_array is the search location. Here you specify what data you want to be included in the search, and the function will search this table each time you enter a lookup value. Your unique lookup_value should always be in the first column in this table.
Col_index_num is the column from the above Table_array, which will provide you with the data to output. The lookup will take your lookup_value, find it in the table_array and then provide the data which is present in the column number we have entered here.
Range_lookup is an optional field. Here you can enter either TRUE or FALSE. If TRUE, then the lookup will search for an approximate match. If FALSE, then the lookup wants an exact match. If left blank, this will always default to TRUE.
In the example, the VLOOKUP formula in cell I4 reads the transaction number from cell H4. It finds this number in the table, then looks at column 2, which in this case is the customer name. It then reads across to this column and sends back the name Dan.
By extending the Vlookup to more additional cells, we can create a full recount of the customer order made with each transaction number. You only need to change the column number to look at the adjacent information to pull that through too.
As useful as they are, Vlookups do come with a couple of limitations. Firstly, the VLookup value will not recognize any duplicate values. If we had two transactions with the same ID number, the function would find the first occurrence and then stop. This is why it is important to have a unique value – If we used surnames, for example, and had 2 Smiths, the Vlookup would always stop at the first Smith.
Secondly, Vlookups can only look right. This isn’t a Zoolander reference but a feature of how the search works. It looks down the left-hand column for the ‘Lookup_value’ and then returns information from the columns to the right of this (as specified by the user). There are way around this, such as the XLOOKUP function, but they are a bit more advanced.
By implementing and combining all of the Excel devices we have discussed, your spreadsheet will be constantly crunching numbers in the background while you put your feet up or grab another coffee. Collate everything into a simple dashboard or front page, and your data can look like a bespoke software package designed by and for you.
Using the tools in this article, along with the tips featured in our 10 top Microsoft Excel tips to help you become a spreadsheet sorcerer, you will be creating complex databases in no time. Add a little bit of your own style and flair, and you can easily create professional-looking pages to wow your colleagues and customers or even just impress yourself.
By putting in a little bit of time and effort during the creation of your spreadsheet, you can prolong its life and usability, making it work for you. Your data can keep you informed and save precious hours, all whilst looking good at the same time.
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