Si trabajas un trabajo de oficina típico, incluso de forma remota, probablemente pase más tiempo del que le gustaría en las reuniones. El año pasado, una encuesta de la empresa de interacción con el cliente de inteligencia artificial Dialpad encontró que el 83 por ciento de los 2800 encuestados dijeron que pasaban de cuatro a 12 horas a la semana en reuniones. Si es un fundador o un ejecutivo, ese tiempo puede aumentar a más de 20 horas.
Nadie podría culparte por estar exhausto. Ya sean virtuales o en persona, las reuniones requieren concentración y pueden ser agotadoras, especialmente para los introvertidos que no se sienten motivados por las interacciones con los compañeros de trabajo.
A menos que su empresa adopte la postura audaz de eliminar tipos de reuniones, como dijo Shopify que estaba haciendo a principios de este año, es poco probable que pueda escapar de ellas por completo. Pero al menos puedes intentar acortarlos, especialmente si eres el organizador. Las reuniones de trabajadores suelen ser demasiado largas, arrastradas por problemas de Zoom, charlas ociosas y la falta de una agenda clara.
Ninguna estrategia es perfecta, pero aquí hay algunas ideas para reducir el tiempo que estás atrapado en el infierno.
Cómo acortar las reuniones virtuales
Si usted es el programador de reuniones, considere eliminar las reuniones de una hora o 45 minutos, a menos que sean de misión crítica o involucren a muchos equipos presentando actualizaciones. Pregúntese: ¿Podemos hacer todo en 30 minutos? ¿Qué tal 15? No se comprometa demasiado con el tiempo que apartó en el calendario.
Antes de enviar la invitación, pregúntese: «¿Todas estas personas deben estar en esta reunión?» Siempre puede completar a los que no asistieron con una breve actualización, si es necesario. También es probable que las reuniones con demasiados participantes duren más.
La persona que organizó la reunión debe liderar la discusión y tener cuidado de mantenerla en orden y a tiempo. Si ese es usted y no es su punto fuerte, asigne a otra persona para que dirija la reunión. No tenga una reunión sin nadie a cargo; esa es una gran manera de vagar e ir demasiado tiempo.
El cierre de la pandemia convirtió a Zoom en una herramienta que casi todos tenían que comenzar a usar, desde directores ejecutivos hasta estudiantes de K-12. Pero extrañamente, las personas no parecían mejorar mucho en la navegación por los muchos botones de control de Zoom y hacer que el sonido funcionara. Es 2023 y las reuniones todavía se ven empañadas con, “¿Puedes oírme? ¿Estoy en silencio?
Infórmeles a los participantes con anticipación que la sala de reuniones virtual se abrirá 10 minutos antes para un período de gracia de «poner el micrófono y la cámara en funcionamiento». Si es posible, tenga a alguien en la sala de reuniones para ayudar a resolver esos problemas.
Sea coherente con la plataforma virtual que utiliza para las reuniones. Cambiar de Zoom a Microsoft Teams a Google Meet introduce más variables que pueden provocar retrasos.
Para todo tipo de reuniones, asegúrese de que haya una agenda. Nada hace que una reunión se alargue más que la falta de elementos de acción y una conversación sin rumbo.
Y hablando de conversación, pon un límite de cinco minutos (o menos) para las conversaciones triviales. Si un equipo no se ha reunido por un tiempo, algunas bromas están bien, pero no dejes que descarrile la agenda. Para reuniones regulares, chat social de mesa hasta después de la reunión.