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Con tanta gente de vacaciones en este momento, es hora de considerar el humilde mensaje de «fuera de la oficina»… porque hay algunos en realidad los raros que hay por ahí.
Algunos mensajes fuera de la oficina ofrecen demasiada información personal; sus colegas no necesitan saber que usted está fuera para hacerse una prueba de fertilidad o que está lidiando con un ataque de diarrea particularmente terrible o que está de vacaciones para recuperarse del agotamiento. Otros mensajes de ausencia son excesivamente complicados y enumeran una docena de personas diferentes con quienes contactar para diversos asuntos en ausencia de la persona. Otros más irradian un placer tan obvio por no estar en el trabajo que los destinatarios terminan preguntándose si el remitente regresará alguna vez.
Con el ánimo de aprender de los errores de los demás, hablemos de cómo es y cómo no es un buen mensaje de fuera de la oficina.
Su mensaje debe explicar que está fuera, cuándo volverá y qué tan accesible es (si es posible). En muchos casos, algo como esto es todo lo que necesitas:
Estaré fuera de la oficina hasta el 5 de enero. No revisaré el correo electrónico durante ese tiempo, pero me comunicaré con usted tan pronto como pueda después de mi regreso.
Por cierto, tenga en cuenta que este mensaje no dice que responderá el primer día. Es probable que tengas mucho trabajo del que ponerte al día cuando regreses, así que date un respiro.
Está bien decir que está “fuera de la oficina” y dejarlo así; No es necesario que especifiques si estás enfermo o de vacaciones, aunque también puedes hacerlo si así lo deseas. Si decide dar más detalles, está bien incluir detalles propios de la oficina, como que se tomará un tiempo libre para casarse o asistir a una reunión familiar. Pero, por lo general, la gente no quiere (y definitivamente no necesidad – explicaciones mundanas sobre cómo pasa su tiempo remodelando su garaje, haciéndose un tratamiento de conducto o reuniéndose con un abogado de divorcios.
Si viaja por negocios, podría estar bien que la gente intente comunicarse con usted (a diferencia de si está enfermo o de vacaciones, cuando probablemente preferiría que lo dejen solo). Sin embargo, es posible que desees asegurarte de que la gente sepa que será más difícil contactar contigo y que tus respuestas serán más lentas. Un mensaje como este encaja en esa situación:
Actualmente asisto a la Conferencia Anual de Tofu Marketers y estaré fuera de la oficina hasta el 5 de enero. Revisaré el correo electrónico esporádicamente mientras esté fuera, pero responderé más lentamente de lo habitual.
Si está dispuesto a recibir llamadas de teléfono celular mientras está fuera, puede agregar:
Si necesita comunicarse conmigo rápidamente, llame a mi celular al (número de teléfono).
Si necesita enumerar contactos alternativos mientras está fuera, hágalo… pero no sea tan detallado que termine recreando el directorio de correo electrónico de su empresa en su mensaje de fuera de la oficina. Para la mayoría de las personas, limitarlo a uno o dos “si necesita X, comuníquese con Y” debería ser suficiente.
Incluso si no está obligado a hacerlo, es mejor que designe un contacto principal que pueda actuar como policía de tránsito en su ausencia y determinar adónde enviar a cada persona (¡solo asegúrese de aclararlo con ellos primero!). Por ejemplo:
Si necesita comunicarse con alguien en mi ausencia, comuníquese con mi colega, Jane Smartbrain, al (correo electrónico y número de teléfono).
Una vez recibí un mensaje de alguien que decía que había decidido tomar margaritas en la playa para evitar un ataque de nervios. Probablemente pretendía ser divertido, y soy pro-margarita, pero fue un poco incómodo recibirlo de alguien que no conocía bien y me hizo preguntarme qué estaba pasando con su trabajo y su empresa. Por otro lado, podría haberles sentado perfectamente a las personas que la conocían. Pero nunca se sabe quién podría enviarte un correo electrónico mientras estás fuera, así que procede con precaución si utilizas el humor.
Si las personas reciben una respuesta automática el 8 de enero que dice que volverás el 5 de enero, parecerás desorganizado (o se preocuparán porque nunca regresaste y estás en algún tipo de situación). Tomado guión). Si su programa de correo electrónico no le permite establecer una fecha de vencimiento cuando configura su servicio fuera de la oficina, déjese una nota para hacerlo una vez que regrese.
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