Para exportar un rango de celdas como PDF, primero seleccione el rango con el cursor o con los métodos abreviados de teclado. Seleccione Archivo > Exportar > Crear documento PDF/XPS. En Windows, haga clic en el botón «Opciones» y elija «Selección» o «Libro completo» en «Publicar qué». En una Mac, estas opciones se muestran en la parte inferior del cuadro de diálogo Guardar.
Si desea compartir datos de Excel sin compartir el archivo de Excel, puede exportar una selección de celdas o todo el libro de trabajo como PDF. El resultado es un documento súper útil que puede compartir de la forma que desee.
Exportar un rango de celdas de Excel como PDF en Windows
Si tiene un rango de celdas en particular que desea exportar a un PDF, puede hacerlo en solo unos pocos pasos.
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Seleccione las celdas que desea exportar. Puede hacerlo arrastrando el cursor por las celdas adyacentes o manteniendo presionada la tecla Ctrl mientras selecciona celdas no adyacentes.
Tenga en cuenta que si elige celdas no adyacentes, es posible que se muestren en páginas separadas en el documento PDF.
Vaya a la pestaña Archivo y seleccione «Exportar» en el lado izquierdo. A la derecha, seleccione «Crear documento PDF/XPS» y haga clic en el botón Crear PDF/XPS.
Cuando se abra la ventana Publicar como PDF o XPS, elija una ubicación para guardar el archivo. Opcionalmente, ajuste el nombre del archivo y confirme que PDF está seleccionado en el cuadro desplegable Guardar como tipo. Luego, seleccione «Opciones».
En la ventana Opciones, elija «Selección» en la sección Publicar qué. Haga clic en «Aceptar» en la ventana Opciones y luego en «Publicar» en la ventana Publicar como PDF o XPS.
Navegue a la ubicación donde guardó el PDF para acceder al archivo.
Exportar un libro de Excel como PDF en Windows
Tal vez desee exportar todo el libro de trabajo como un archivo PDF. Puede hacer esto siguiendo los mismos pasos básicos que los anteriores para exportar un rango de celdas.
Antes de comenzar, tenga en cuenta que no tendrá la opción de seleccionar los saltos de página con anticipación. De forma predeterminada, las hojas con muchos datos se trasladan a las demás páginas. Si desea una hoja por página, eche un vistazo a nuestro tutorial para insertar saltos de página en Excel primero.
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Cuando esté listo para exportar su libro de Excel, vaya a la pestaña Archivo y seleccione «Exportar» a la izquierda. A la derecha, seleccione «Crear documento PDF/XPS» y haga clic en el botón Crear PDF/XPS.
Elija una ubicación de archivo, ajuste opcionalmente el nombre del archivo y confirme que PDF está seleccionado en el cuadro desplegable Guardar como tipo. Luego, seleccione «Opciones».
Debajo de Publicar qué, elija «Todo el libro de trabajo». Para ignorar cualquier área de impresión que haya configurado en el libro de trabajo, asegúrese de marcar esa casilla en la misma sección. A continuación, puede utilizar el rango de páginas y otras áreas y opciones según sea necesario.
Haga clic en «Aceptar» en la ventana Opciones y «Publicar» en la ventana Publicar como PDF o XPS. Luego, visite la ubicación donde guardó el archivo PDF para abrirlo.
Guardar Excel en un PDF en Mac
Al igual que en Windows, puede convertir una selección de celdas o un libro de trabajo en un PDF en Mac. Los pasos son ligeramente diferentes a los anteriores.
Cuando abra el libro de trabajo, elija una hoja y seleccione las celdas si desea exportar un rango de celdas. Para guardar todo el libro de trabajo como PDF, simplemente ábralo.
Seleccione Archivo > Guardar como en la barra de menú. Cuando aparezca la ventana, elija una ubicación y, opcionalmente, ajuste el nombre del archivo. Luego, seleccione «PDF» en el cuadro desplegable Formato de archivo.
Para exportar el rango de celdas, elija «Selección», que muestra las celdas seleccionadas para que las confirme. Para exportar todo el libro de trabajo, seleccione «Libro de trabajo».
Seleccione «Guardar» cuando termine, y luego diríjase a la ubicación elegida para acceder al PDF.
Ya sea que desee compartir parte de su hoja de Excel o hacer una copia de seguridad de una versión específica de un libro de trabajo, exportarlo a un archivo PDF es una opción sólida.
Para obtener más información, vea cómo insertar un PDF en Excel o cómo importar datos de un PDF a su libro de trabajo.