Un estudio de Statista encargado por Adobe muestra que tres de cada cuatro empresas alemanas ya están reduciendo su uso de papel. También revela por qué el cambio a una oficina sin papel sigue fracasando en algunos lugares y cómo puede tener éxito.
La idea de una oficina sin papel va avanzando poco a poco. (Fuente: alphaspirit / depositphotos.com)
La visión de una oficina sin papel se está haciendo realidad en Alemania. Así lo demuestra un estudio encargado por Adobe, en el que se encuestó a 400 empresas entre diciembre de 2023 y enero de 2024 sobre el tema de las “oficinas sin papel”. Por ello, la mayoría de las empresas (89 por ciento) conceden una gran o gran importancia al trabajo sin papel.
De las 100 empresas encuestadas que aún no han cambiado al trabajo con menos papel, 95 de ellas planean hacer el cambio en un futuro próximo. El 52 por ciento quiere hacer el cambio durante el próximo año, mientras que otro 42 por ciento quiere reducir el papel en los próximos dos o tres años.
Por qué algunas personas todavía dependen del papel
A pesar de la conciencia existente, el consumo de papel sigue siendo elevado. Según la industria papelera, en 2022 se consumió una media de 211,6 kg por persona. Esto demuestra que todavía es necesario actuar. Pero ¿por qué en algunas empresas la implementación de esta idea sigue avanzando con vacilaciones?
Según el estudio, por un lado, el hábito (46 por ciento) juega un papel importante y, por otro, los elevados costes de adquisición de tecnologías digitales (45 por ciento) representan un desafío para las empresas. compañías. Esto se compensa con ahorros de costes a largo plazo, por ejemplo en papel, impresoras y tinta. Las inversiones también son fáciles de planificar: según el estudio, el 78 por ciento de los encuestados afirmó haber estimado con precisión el esfuerzo de implementación.
Cambiar a soluciones digitales
En cuanto a las medidas para implementar el trabajo con menos papel, el 78 por ciento de los encuestados dijo que la introducción de soluciones digitales era, con diferencia, la medida más importante. En particular, las soluciones digitales como los sistemas de gestión de documentos (78 por ciento), las soluciones de almacenamiento en la nube (73 por ciento) y los sistemas de firma electrónica (64 por ciento) actúan como pioneros en la implementación del trabajo con reducción de papel.
Las ventajas de las soluciones digitales
Una oficina con menos papel y el cambio a soluciones digitales permiten procesos de trabajo más rápidos y eficaces en comparación con los hábitos de trabajo establecidos. Además, el ahorro de costes en papel garantiza una mayor estabilidad en la empresa a largo plazo. La inversión en soluciones digitales vale la pena. El 94 por ciento de las empresas que ya han tomado medidas reportan un aumento de eficiencia de alto a muy alto.
Según el estudio, la introducción de soluciones digitales se considera la medida más importante. (Fuente: Mizkit / depositphotos.com)
Después de pasar al trabajo con menos papel, las empresas encuestadas ya han logrado los siguientes éxitos:
- Ahorro de costos al reducir los costos de papel e impresión (63 por ciento)
- Acceso remoto a documentos a través de soluciones en la nube (46 por ciento)
- Ahorro en espacio de almacenamiento (43 por ciento)
- Mayor eficiencia en los procesos de trabajo (43 por ciento)
- Mejorar la seguridad de los datos (42 por ciento)
- Ahorro de CO2 (40 por ciento)
- Mejorar la experiencia del cliente (29 por ciento)
- Aumento del trabajo colaborativo (29 por ciento)
La cantidad de recursos que realmente se pueden ahorrar en su empresa si se reduce el consumo de papel a largo plazo se puede calcular fácilmente utilizando la Calculadora de ahorro de recursos de Adobe.
Conclusión
En resumen, se puede decir que la reducción de papel en la oficina y el cambio asociado a soluciones digitales implican inicialmente altos costos de adquisición, pero a largo plazo conduce a un aumento en la eficiencia de los procesos de trabajo, reduce los costos de papel, impresoras y tóner y en general a un desarrollo positivo contribuye a un futuro digital y más sostenible en la empresa.
Si buscas un software adecuado para avanzar en la digitalización de documentos en tu empresa, Adobe Acrobat Pro es la primera opción. Con la herramienta no sólo puede crear y editar archivos PDF, sino también crear, completar, firmar y enviar formularios y convertir documentos en papel escaneados en archivos PDF editables y con capacidad de búsqueda.
Puede leer más conclusiones del estudio en el documento técnico o en el informe de gestión.
- » Consejo: Los mejores proveedores de VPN para mayor seguridad y protección de datos
- » Comprar central eléctrica para balcón: Comparación de los mejores sistemas solares.
No te pierdas nada con esto MUNDO REDBoletin informativo
Todos los viernes: ¡El resumen más informativo y entretenido del mundo de la tecnología!