Pedir a un equipo su opinión sobre una decisión o elegir un momento en el que un grupo de personas pueda reunirse no debería ocurrir en un hilo de correo electrónico. Tampoco debería ocurrir en un mensaje no estructurado en Slack, Microsoft Teams o cualquier otra aplicación de mensajería de equipo que utilice. Cuando necesita sondear a un grupo, una herramienta de sondeo funciona mejor porque la información que está preguntando es clara, al igual que las respuestas. También aumenta la comunicación del equipo en general.
Las herramientas de sondeo pueden ser aplicaciones independientes o proporcionarse a través de herramientas de colaboración empresarial. Dondequiera que las encuentre, las herramientas de sondeo convierten el desordenado y tedioso trabajo de recopilar respuestas en algo mucho más eficiente.
Las encuestas mejoran la comunicación en el lugar de trabajo
El uso de aplicaciones de encuestas mantiene a los equipos comprometidos. En el trabajo, y especialmente en el trabajo remoto, las encuestas brindan a los empleados una forma de ser escuchados. Mantienen abiertas las líneas de comunicación. Si un gerente rara vez solicita comentarios directos de un equipo, los miembros del equipo pueden dudar en darlos. Pero cuando se les pide a las personas que compartan sus opiniones honestas con frecuencia, es posible que estén más dispuestas a compartir información crítica que los gerentes y ejecutivos necesitan escuchar. (Exploro con mucho más detalle cómo mejorar la comunicación en el lugar de trabajo en entornos remotos e híbridos en mi libro La guía completa para el trabajo remoto(Se abre en una nueva ventana).)
Para cualquier equipo que no esté acostumbrado a dar su opinión libremente y con frecuencia, recomendaría encarecidamente a los gerentes que comiencen incorporando encuestas de bajo riesgo como una forma de facilitarles que den su opinión con mayor frecuencia. Las encuestas de bajo riesgo pueden preguntar sobre cualquier tema que la gente pueda responder abiertamente sin preocuparse por levantar las cejas o ser reprendido por sus respuestas. «¿Preferirías tener nuestra reunión semanal de equipo por la mañana o por la tarde?»
¿Qué tipo de encuestas debe realizar?
Las encuestas son esencialmente un mecanismo de retroalimentación. Le permiten capturar comentarios de un grupo de personas que son breves (es decir, comentarios no extensos y de forma libre; para eso, es mejor una encuesta o una conversación) y derivados de opciones específicas (por ejemplo, elija A, B, C). Algunos ejemplos son:
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¿Cuándo es el mejor momento para reunirse?
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¿Es nuestra reunión semanal una duración adecuada?
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Dadas las siguientes opciones, ¿qué tipo de bono o reconocimiento te haría sentir más apreciado?
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Deberiamos hacer X?
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En una escala del 1 al 5, ¿qué tan fuerte te sientes acerca de Y?
Si su equipo u organización usa una aplicación de mensajería, como Slack o Microsoft Teams, ese es absolutamente el mejor lugar para realizar la mayoría de las encuestas, pero debe ser de forma estructurada. Recuerde, las encuestas no son encuestas. No estás capturando comentarios extensos. Está solicitando una respuesta rápida dado un conjunto de opciones. Si publica una pregunta abierta en Slack sin proporcionar parámetros para el tipo de comentarios que desea, es posible que las respuestas no le sean útiles.
Aquí hay algunas de esas herramientas y métodos que puede usar, enumerados alfabéticamente, y algunas notas sobre lo que los hace especiales.
(Crédito: PCMag)
Método ad-hoc en Slack, Teams u otra aplicación de mensajería
Una de mis formas favoritas de realizar una encuesta es usando emoji y reactji en una aplicación de mensajería de equipo. Plantee una pregunta y enumere las opciones de respuesta colocando un emoji al lado de cada opción (utilice shift-enter para colocar cada opción en su propia línea). De esa manera, las personas indican su respuesta agregando un reacji al mensaje que coincide con el emoji de la pregunta. Otra forma de ejecutar una encuesta en una aplicación de mensajería es usar un complemento; a continuación, menciono el más popular para Slack llamado Polly.
Nota: Una encuesta ad-hoc usando emoji y reacji es no anónimo.
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Garabatear
Doodle es una aplicación de programación, por lo que no es una verdadera herramienta de encuestas, pero es una de las mejores herramientas para hacer encuestas que brindan opciones sobre cuándo debe ocurrir una reunión o reunión. Con Doodle, escribe una breve descripción del evento que desea programar y luego enumera las opciones de fechas y horas. Sus encuestados obtienen un enlace a la encuesta y simplemente marcan las opciones que funcionan mejor para ellos. Más allá de sí/no, Doodle tiene una opción de respuesta «si es necesario», que permite a las personas responder esencialmente con «es inconveniente, pero puedo hacer que funcione si no hay mejores opciones». Doodle realiza un seguimiento de las respuestas y crea un resumen de las mejores opciones.
Con Doodle, se les pide a los encuestados que proporcionen su nombre, pero pueden ingresar lo que quieran. Así que alguien ciertamente podría escribir «Anónimo» en el campo de nombre. El creador de la encuesta tiene la opción de mostrar u ocultar los nombres de las personas que respondieron hasta ahora cuando las personas nuevas respondan la encuesta.
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Formularios de Google
Dentro de Google Drive está Google Forms. Es un formulario web que puedes usar para hacer encuestas. También se usa comúnmente para encuestas, aunque las encuestas son una bestia diferente. Si utiliza Formularios de Google para encuestas, utilice preguntas de opción múltiple. En la sección de plantillas de esta aplicación hay formularios similares a encuestas para comentarios de eventos, comentarios de clientes y «encontrar un momento». Las respuestas a su encuesta se registran automáticamente en un archivo de hoja de cálculo de Google en su cuenta de Drive.
Nota: Con Google Forms, la encuesta es anónima por defecto. Para cambiar esa configuración, el creador del formulario puede activar la opción en Configuración> Predeterminado> Recopilar direcciones de correo electrónico de forma predeterminada. Sin embargo, los encuestados no tienen ninguna garantía de que el formulario sea realmente anónimo, aparte de confiar en la persona que lo creó.
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Polly (Complemento para Slack y Microsoft Teams)
El complemento de sondeo Polly es una de las herramientas de terceros más conocidas para Slack y Teams. Lo usa para crear encuestas que se muestran de manera destacada donde sea que las ejecute, generalmente en un canal. Polly tiene opciones que te ayudan a descubrir qué tipo de encuestas puedes ejecutar, así como encuestas que son juegos sociales, como trivia. Polly tiene una opción para hacer encuestas anónimas. Polly es de uso gratuito para hasta 25 respuestas por mes, con planes pagos desde $19 por mes.
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rally
Rally.co(Se abre en una nueva ventana) (tres ‘l’s) le ayuda a programar una encuesta en el menor tiempo posible. Puede diseñar una breve encuesta preguntando cuándo es el mejor momento para que un grupo de personas se reúna sin siquiera crear una cuenta en Rallly. En el lado pro: es rápido y anónimo. Sin embargo, la desventaja es que recibe todas las respuestas por correo electrónico porque no tiene una cuenta de Rally. Me gusta Rallyy por su velocidad, pero no por su uso comprometido a largo plazo. Una buena característica es que el creador de la encuesta puede completar las respuestas de otras personas, por lo que si alguien le dice cuándo está disponible pero no responde a la encuesta, puede completar sus respuestas y aún así realizar un seguimiento de todas las respuestas.
Más formas de comunicarse mejor
Para obtener más consejos sobre comunicación en el trabajo remoto, consulte nuestros consejos para Slack en una configuración de trabajo remoto y cinco herramientas para el trabajo remoto.
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