Ya sea que estés terminando el trabajo para las vacaciones o para unas vacaciones bien merecidas (o ambas cosas), a menudo surge la pregunta de qué hacer con sus correos electrónicos mientras no está en su escritorio, y cuál es la mejor manera de asegurarse de que no se encuentre con un correo electrónico. avalancha deprimente de mensajes que necesitan respuesta a su regreso al trabajo.
Tenemos algunos consejos y técnicas para compartir, y explicaremos cómo implementarlos en Gmail, Apple Mail y Outlook en la web (si está utilizando otro cliente, funciones similares a las que estamos hablando aproximadamente debe estar disponible). Invierta algo de tiempo en pausar su bandeja de entrada antes de su descanso y el futuro estarás agradecido.
Sea específico en su fuera de la oficina
El mensaje de fuera de la oficina nos resulta familiar a la mayoría de nosotros, pero a menudo no se usa de la manera más efectiva. No envíe una nota rápida para decirle a la gente que no está: sea específico sobre cuándo regresará y qué pueden esperar sus corresponsales de usted en términos de correo electrónico cuando regrese a su computadora.
miexplicando exactamente cuánto tiempo vas a estar fuera—y qué tipo de acceso al correo electrónico tendrá durante ese tiempo— ayuda a establecer expectativas y debería significar que tiene menos correos electrónicos de seguimiento para leer cuando regrese. Si las personas saben que no regresará hasta una fecha específica, pueden adaptar sus correos electrónicos en consecuencia.
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También podría valer la pena declarar la bancarrota del correo electrónico en su correo electrónico fuera de la oficina, si es viable para su línea de trabajo: Decir que no se leerá nada enviado durante su ausencia. Significa que puede comenzar de nuevo cuando regrese, y cualquier persona que se haya tomado el tiempo de leer su mensaje de fuera de la oficina sabrá que necesito volver a comunicarme entonces.
En Gmail en la web, puede configurar un mensaje de fuera de la oficina haciendo clic en el icono de la rueda dentada (arriba a la derecha), luego Ver todas las configuraciones, Generaly Fuera de la oficina Autorresponder. Con Apple Mail, debe iniciar sesión en el portal de iCloud en la web, luego hacer clic en el ícono de ajustes (arriba a la izquierda), luego preferencias y Respuesta automática. En Outlook en la web, haga clic en el icono de la rueda dentada (arriba a la derecha) y, a continuación, elija Ver todas las configuraciones de Outlook, Correo electrónicoy Respuestas automáticas.
Configurar reglas y filtros
Es posible que ya esté usando reglas y filtros de correo electrónico para administrar su bandeja de entrada mientras está en su escritorio, pero también pueden ser muy útiles cuando no estás. Al marcar los correos electrónicos entrantes como leídos y archivarlos donde corresponda, puede reducir la cantidad de mensajes no leídos que le esperan cuando finaliza su descanso.
La forma exacta en que haga esto dependerá de cuál sea su trabajo, cómo use el correo electrónico y varios otros factores. Tal vez podría asegurarse de que todos los correos electrónicos internos de su empresa se marcan como leídos y se archivan mientras está fuera, o tal vez podría aplicar un filtro a los boletines que vale la pena leer cuando está en la oficina pero que puedes prescindir de leer cuando no lo estás.
Piense en los grupos de mensajes que no necesitará ponerse al día, o que quizás no quiera perderse (en cuyo caso puede destacarlos en lugar de marcarlos como leídos y archivarlos). En resumen, está haciendo que su cliente de correo electrónico administre los mensajes en su nombre, lo que debería facilitarle volver al ritmo del correo electrónico cuando regrese.
Para comenzar a configurar filtros en Gmail en la web, haga clic en el icono de la rueda dentada (arriba a la derecha) y seleccione Ver todas las configuracionesdespués Filtros y direcciones bloqueadas y Crear un nuevo filtro. En Apple Mail en macOS, haga clic en Correo, Ajustes, Reglasy Agregar regla. En Outlook en la web, debe hacer clic en el icono de la rueda dentada (arriba a la derecha) y luego elegir Ver todas las configuraciones de Outlook, Correo electrónicoy Reglas.
Otros pasos que puede tomar
Cuanto más ordenada esté tu bandeja de entrada antes de irte, más ordenada estará cuando regreses. Si es lo suficientemente valiente, puede marcar todo lo que ha llegado como leído y archivarlo antes de tomar su descanso; entonces solo tendrá que ocuparse de lo que haya llegado durante su ausencia, habiendo trazado una línea debajo de todo lo anterior.
Otra cosa que debe considerar, si puede, es delegar la administración de su bandeja de entrada a un colega antes de irse, incluso si solo se trata de revisar rápidamente los mensajes y marcar los más importantes. Es posible que desee mencionar uno o dos contactos que puedan ayudar a los corresponsales mientras está fuera en su respuesta de fuera de la oficina, lo que con suerte significaría que muchos trabajos ya están ocupados para cuando regrese.
Es posible que encuentre que los clientes de correo electrónico específicos tienen herramientas específicas para ayudar. En Gmail en la web, por ejemplo, puede arrastrar mensajes entre pestañas y decirle a Gmail que recuerde su elección: esto significa que una gran cantidad de mensajes entrantes se clasificarán automáticamente en su nombre, y su pestaña Principal debería estar menos abarrotada de lo contrario. sería.
Solicitar la ayuda de una herramienta de terceros también podría ser útil para usted y que sea más fácil tomar un descanso de su bandeja de entrada. Bumerang para Gmail y Outlook le permite pausar la llegada de correos electrónicos durante un cierto período de tiempo, por ejemplo, mientras SaneBox implementa algoritmos de inteligencia artificial finamente ajustados para descubrir cuáles de sus correos electrónicos entrantes son realmente importantes y vale la pena responder.