¿Puede un sistema POS (se abre en una pestaña nueva) con la gestión de inventario ayudar a su negocio? Definitivamente. Dado que el comercio minorista se trata en gran medida de la venta de bienes físicos, los productos que lleva en su tienda sirven como el pan y la mantequilla de su negocio. Una parte importante de ser un minorista significa mantener sus ofertas de mercancías en la mejor forma y asegurarse de tener los productos adecuados en el momento adecuado.
Aquí es donde entra en juego la gestión de inventario.
A veces denominado «control de existencias», es el proceso de ordenar, rastrear y administrar los bienes físicos que entran y salen de su tienda o almacén. En este artículo, aprenderá la importancia de la gestión de inventario y cómo funcionan los sistemas POS para respaldar sus esfuerzos de control de existencias. Empecemos.
Por qué es importante un sistema POS con gestión de inventario
Mantenerse al tanto del control de existencias mantiene su negocio saludable de varias maneras. Por ejemplo, cuando administra bien su inventario, puede abastecerse de productos que se venden. Puede asegurarse de que su tienda tenga los artículos que sus clientes quieren y necesitan, lo que genera más ventas e ingresos.
Del mismo modo, monitorear los movimientos y tendencias de su inventario le permite descubrir rápidamente qué se vende y qué no. Estos conocimientos pueden informar sus decisiones sobre precios y rebajas, para que pueda proteger sus márgenes de beneficio.
Mientras tanto, las faltas de existencias son una de las principales molestias para los consumidores y le están costando ventas valiosas. Estudios muestran (se abre en una pestaña nueva) que el 66,3% de los consumidores salen de las tiendas con las manos vacías porque el minorista no tenía los artículos que necesitaban.
La gestión adecuada del inventario puede evitar los desabastecimientos, por lo que puede mantener contentos a los clientes cada vez que compran en su tienda. Los consumidores tienden a preferir a los minoristas que venden constantemente los productos que necesitan, por lo que tener un catálogo repleto de productos que sus compradores desean es una forma segura de hacer que regresen.
La merma, que es una reducción en el inventario debido a robos o errores administrativos, les está costando a los minoristas miles de millones de dólares al año. Según la Federación Nacional de Minoristas (se abre en una pestaña nueva)la merma redujo el resultado final de los minoristas en $ 46.8 mil millones en 2018.
La gestión de inventario le ayuda a combatir las mermas. Cuando cuenta con los sistemas y procesos de control de existencias correctos, puede detectar las discrepancias de inventario de manera temprana y evitar pérdidas.
Los beneficios de usar un TPV con gestión de inventario
Existen varios métodos y prácticas para administrar el inventario, especialmente a través de diferentes sistemas POS. Algunos minoristas siguen la ruta de la vieja escuela y realizan un seguimiento del inventario a mano utilizando registros en papel, recibos y portapapeles. Otros usan hojas de cálculo.
Sin embargo, los minoristas más progresistas implementan el control de existencias mediante un moderno sistema de punto de venta. Para tener éxito con la gestión de inventario, debe comprender cómo utilizar las funciones de control de existencias de su sistema POS.
Las empresas que caen en ese último grupo tienden a tener más éxito y he aquí por qué:
✔ Agilice los procesos de venta
El uso de un sistema POS con sólidas capacidades de inventario agiliza sus procesos al mantener sincronizados sus datos de ventas y existencias. Cada vez que realiza una venta utilizando su POS, el sistema actualiza automáticamente su catálogo para que las cantidades de productos que tiene en su sistema reflejen lo que tiene en la tienda.
✔ Sin necesidad de actualizaciones manuales = errores reducidos
Los procesos de inventario modernos y digitales eliminan la necesidad de actualizar manualmente sus registros y la conciliación del inventario se vuelve mucho más fácil. También reduce los errores humanos. Dado que no hay necesidad de escribir nada a mano, puede minimizar la probabilidad de discrepancias y errores.
✔ Obtenga informes de stock rápidamente
Los modernos sistemas de gestión de existencias y POS pueden producir cuadros de mando e informes rápidamente. Puede obtener vistas de un vistazo de métricas como márgenes de beneficio y rotación de inventario, lo que significa que tendrá una visión más precisa del rendimiento de su negocio.
✔ Acceda a la información de inventario en cualquier lugar
Si su sistema se ejecuta en la nube (como lo hace con la mayoría de las soluciones de punto de venta en la actualidad), puede acceder a esa información desde cualquier lugar.
Ahora que sabe por qué el control de existencias es importante y por qué debería usar su POS para rastrearlo, veamos las herramientas específicas que puede usar al administrar su inventario. Su catálogo o base de datos alberga toda la información sobre su mercancía, incluyendo pero no limitado a:
- Nombre del producto
- Descripción
- Categoría
- Precio de suministro
- Precio al por menor
- número de SKU
- Codigo de barras
- Cantidad
- Proveedor
Esta herramienta le servirá como su principal referencia cuando usted y su equipo necesiten buscar información sobre productos específicos. Con ese fin, su sistema de gestión de inventario de POS debería facilitar la adición y actualización de su catálogo.
Un buen sistema de control de existencias agiliza los procesos de pedido y recepción de productos. La mayoría de las soluciones POS modernas vienen con funciones como generadores de órdenes de compra, que le permiten crear órdenes de compra para enviarlas a sus proveedores. Luego, cuando los artículos lleguen a su tienda o almacén, simplemente puede marcar la orden de compra como «Recibido» y actualizar sus niveles de existencias en consecuencia.
Elija un POS o un sistema de gestión de inventario que tenga sólidas capacidades de informes y análisis. Para gestionar eficazmente su stock, es útil tener información sobre:
- Tus bestsellers
- Tus movimientos lentos
- Sus productos más rentables
- Artículos que se están agotando
La información anterior puede ser invaluable al tomar decisiones sobre qué productos ordenar, cuándo realizar una venta o qué artículos descontinuar.
Contar físicamente su mercancía es una práctica crucial de gestión de inventario. Es importante comparar regularmente su inventario físico con sus registros para detectar posibles discrepancias y otros problemas.
Idealmente, su sistema de inventario tiene capacidades de inventario para facilitar este proceso. Algunas soluciones, por ejemplo, ofrecen aplicaciones de escaneo de inventario o herramientas integradas que le permiten realizar recuentos de inventario completos o parciales.
Debe conectar su sistema de gestión de inventario a las otras herramientas que está utilizando. Si ejecuta un sitio de comercio electrónico, por ejemplo, su sistema POS debe integrarse con su carrito de compras en línea para que sus catálogos físicos y digitales se mantengan sincronizados.
Y, dependiendo de su negocio, también puede tener sentido integrar su software de inventario con su plataforma de envío, sistema de contabilidad o software de soporte técnico.
Mejores prácticas de gestión de inventario de POS
Tener la tecnología de gestión de inventario adecuada es solo el comienzo. Para aprovechar al máximo su solución de inventario de POS, asegúrese de seguir las mejores prácticas a continuación.
Como se mencionó anteriormente, las soluciones modernas le brindan acceso a informes de ventas e inventario con una gran cantidad de información; asegúrese de hacer un buen uso de esos conocimientos. Supervise regularmente sus informes de ventas y existencias y utilícelos para tomar decisiones basadas en datos.
Tener un sistema que actualiza automáticamente sus niveles de existencias es maravilloso, pero eso no significa que pueda prescindir del control físico de su mercancía. A pesar de sus mejores esfuerzos, es difícil mantener una precisión del inventario del 100 % en todo momento.
Los elementos pueden perderse, pueden surgir errores de administración y, en algunos casos, pueden surgir problemas como el robo.
Estas cosas pueden causar estragos en su inventario y la mejor manera de mitigar esto es contar físicamente sus productos de forma regular. Idealmente, debe contar todo su catálogo al menos una vez cada temporada, así que programe tiempo para hacer un resumen completo del inventario o contar parcialmente su mercancía durante el trimestre.
El tiempo juega un papel importante en la gestión exitosa del inventario de POS. Pedir productos en el momento adecuado, por ejemplo, evita que se agoten las existencias, mientras que saber cuándo rebajar la mercancía puede tener un impacto material en las ventas y las ganancias.
Manténgase al tanto de estas cosas configurando alertas y recordatorios sobre cuándo implementar tareas. La mayoría de los sistemas de inventario, por ejemplo, lo alertan automáticamente cuando la cantidad de un artículo cae por debajo de cierto umbral, lo que le indica que vuelva a pedir el producto antes de que se agote.
La gestión de inventario de POS atrae más negocios
El control de existencias no se trata solo de mantener sus productos bajo control. Las estrictas prácticas de gestión de inventario lo ayudan a mantenerse competitivo y satisfacer las necesidades de los compradores modernos. Considera lo siguiente:
Comprar en línea, recoger en la tienda (BOPIS) ha ido creciendo en popularidad desde hace un tiempo, pero la demanda del servicio ha aumentado debido a COVID-19. Los consumidores compran cada vez más productos a través de sitios minoristas de comercio electrónico o llamando a la tienda y luego eligen dirigirse físicamente a la tienda para recoger sus artículos.
BOPIS/recogida en la acera simplemente no es posible sin un POS sólido y un sistema de gestión de inventario. Y, si cree que BOPIS es solo un juego de grandes minoristas, piénselo de nuevo. Los minoristas pequeños y medianos también pueden implementarlo, siempre que cuenten con las herramientas adecuadas.
El minorista independiente Librería Vroman (se abre en una pestaña nueva)por ejemplo, permite a los compradores comprar artículos en línea y les da la opción de recogerlos en la acera.
Muestre su inventario de POS en otros canales
Además de permitirle vender sin problemas en la tienda y a través de su sitio de comercio electrónico, las soluciones modernas de gestión de existencias también pueden abrir otros canales de ventas y marketing para su empresa. Algunas soluciones, por ejemplo, le permiten vincular su catálogo a Instagram, para que sus fanáticos y seguidores puedan navegar y comprar en su tienda sin salir de la aplicación.
Mientras tanto, Google ahora permite que los minoristas tradicionales muestren su inventario en la tienda en su perfil de Google My Business. El gigante de las búsquedas adquirió Pointy, una solución que se integra con su sistema POS y muestra automáticamente su inventario en tiempo real en Google. Esto permite a los clientes navegar por el catálogo de la tienda en línea, para que puedan verificar si tiene lo que necesitan antes de dirigirse a la tienda.
Podemos ver esto en acción en de dingo (se abre en una pestaña nueva), una tienda de proveedores de mascotas en Colorado. El perfil comercial de Google de Dingo tiene una sección llamada «Ver lo que hay en la tienda», que permite a los clientes navegar y buscar en el catálogo de la tienda.
Pensamientos finales
Los consumidores tienen mayores expectativas y el panorama minorista es increíblemente competitivo, por lo que tener el inventario adecuado es más importante que nunca. Afortunadamente, existen varias herramientas en el mercado que pueden mantener su stock bajo control. Recomendamos encarecidamente explorar las soluciones disponibles y averiguar qué sistema de inventario y POS (se abre en una pestaña nueva) funciona mejor para su negocio.