Los conductores de viajes compartidos y entregas de California han estado sufriendo un grave caso de latigazo cervical (hablando en sentido figurado) porque los legisladores, los jueces y los votantes no están de acuerdo con la clasificación de su trabajo. La forma en que se desarrolle afectará cuánto pagan en impuestos, junto con otros derechos laborales.
Muchos de estos conductores comenzaron como contratistas independientes hasta 2019, cuando el gobernador Gavin Newsom promulgó el proyecto de ley 5 (AB5) de la Asamblea de California.(Se abre en una nueva ventana), reclasificándolos como empleados. Luego, los votantes del estado aprobaron la Proposición 22(Se abre en una nueva ventana) (58% a favor) a fines de 2020, lo que los reclasificó nuevamente como contratistas independientes. La Proposición 22 también incluía una serie de políticas salariales y laborales, como un límite de trabajo de 12 horas durante cualquier período de 24 horas, subsidios de atención médica proporcionados por la empresa y pagos por discapacidad.
Al año siguiente, el juez de la Corte Superior del condado de Alameda, Frank Roesch, dictaminó que algunos elementos de la Proposición 22 eran inconstitucionales.(Se abre en una nueva ventana) y que la medida era inejecutable. Los defensores, específicamente una coalición llamada Protect App-Based Drivers & Services, presentaron su propia apelación del fallo del juez y presentaron un caso en diciembre de 2022. Se espera que el tribunal falle dentro de los 90 días posteriores a esa audiencia. El caso eventualmente puede llegar a la Corte Suprema de California.
La lucha actual de California es solo una batalla en la búsqueda de décadas para determinar la diferencia entre los contratistas independientes y los empleados, y cómo se desarrolla podría afectar la forma en que declara sus impuestos y cuánto dinero tiene que pagar.
¿Cuál es la diferencia fiscal entre contratistas y empleados?
La distinción entre las dos clasificaciones de trabajadores es fundamental. Legisla cómo se pagan los impuestos sobre la renta, por un lado, y cuánto paga alguien.
Los empleados reciben un Formulario W-4 del IRS antes de que se les pague por primera vez para que los empleadores sepan cuánto dinero deben retener de cada cheque de pago para los impuestos federales sobre la renta y cualquier impuesto estatal y local aplicable. Los empleadores pagan la mitad de los impuestos de Medicare y del Seguro Social (FICA) de cada empleado. Al final del año, los empleadores preparan formularios W-2 que van al IRS ya cada empleado. Estos formularios informan salarios y retenciones. Los empleados deben incluir esta información en sus impuestos sobre la renta en el Formulario 1040.
Las personas que trabajan por cuenta propia, como los contratistas, que ganan más de $400 durante un año fiscal deben pagar impuestos sobre la renta federales, estatales y locales como lo hacen los empleados, pero cómo lo hacen y cuánto pagan es diferente. Deben recibir un Formulario W-9 de cualquier empleador que planee pagarles más de $600 durante el año fiscal, que verifica el Número de Identificación del Contribuyente (TIN) del contratista independiente (generalmente un número de Seguro Social). También deben pagar el impuesto de trabajo por cuenta propia(Se abre en una nueva ventana), que se informa en el Formulario 1040 cuando presentan sus declaraciones de impuestos. Ese impuesto sobre el trabajo por cuenta propia consiste en los impuestos de Medicare y del Seguro Social y asciende al 15,3%. Como no hay otro empleador que pague la mitad de este impuesto, el contratista independiente paga todo.
Hay otros formularios que los contratistas y otras personas que trabajan por cuenta propia pueden recibir en lugar de un W-2, incluidos 1099-MISC, 1099-NEC y 1099-K. Cuando presenta su declaración de impuestos, los ingresos y los gastos comerciales se informan en el Anexo C, que calcula la ganancia o pérdida del negocio. Si tiene que presentar el Anexo C, es posible que deba pagar un plan más costoso con un servicio de impuestos en línea, ya que el Anexo C no siempre se incluye en los niveles inferiores.
Dado que nadie retiene impuestos a los contratistas independientes de forma regular, se espera que se mantengan pagando ellos mismos los impuestos trimestrales estimados. Puede ser difícil estimar cuánto debe pagar, pero el Formulario 1040-ES ayuda al proporcionar una hoja de trabajo, propinas y cupones para enviar por correo con los pagos. Los contratistas también tienen la opción de enviar pagos en línea. Los sitios web de finanzas personales y las aplicaciones de contabilidad para pequeñas empresas pueden ayudar a realizar un seguimiento de los ingresos y los gastos para facilitar este trabajo.
Si no se hacen los pagos estimados según el cronograma del IRS, o si no se paga lo suficiente, se puede generar una gran factura en el momento de la presentación, junto con multas.
¿Contratista independiente o empleado? Redefiniendo la Clasificación
Durante más de 70 años, el Departamento de Trabajo de EE. UU. y los tribunales han utilizado una prueba económica para determinar si un trabajador es un contratista independiente o un empleado según la Ley de Normas Laborales Justas. ¿Son los individuos “económicamente dependientes del empleador” o están en el negocio por sí mismos?
Ese criterio está siendo revisado y ampliado. En octubre de 2022, el Departamento de Trabajo publicó un Aviso de reglamentación propuesta(Se abre en una nueva ventana) modificar ese enfoque de clasificación en respuesta a la Norma IC de 2021 (es decir, el Estatus de contratista independiente en virtud de la Ley de Trabajo Justo). identificó cinco factores(Se abre en una nueva ventana):
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La naturaleza y el grado de control sobre el trabajo.
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La oportunidad del trabajador de obtener ganancias o pérdidas.
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La cantidad de habilidad requerida para el trabajo.
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El grado de permanencia de la relación de trabajo entre el trabajador y el empleador.
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Si la obra forma parte de una unidad integrada de producción.
El Departamento de Trabajo rescindió la Regla IC 2021 y sugirió numerosas modificaciones(Se abre en una nueva ventana) a ella que reduciría el riesgo de clasificación errónea y sería más consistente con la FLSA tal como la han interpretado los jueces. El período de comentarios se cerró el 13 de diciembre de 2022 y el Departamento de Trabajo está en proceso de revisión de los comentarios.
Cómo ve el IRS a los contratistas independientes frente a los empleados
Si bien la clasificación de los trabajadores sigue cambiando en California y otros estados (y el país en general), es seguro que tanto los empleadores como los trabajadores necesitan saber cómo define la clasificación el IRS. Las obligaciones fiscales son mundos diferentes dependiendo de si alguien se considera un empleado o un contratista independiente.
El IRS tiene sus propias pautas(Se abre en una nueva ventana) que rigen las diferencias entre las dos clasificaciones. Estos estándares se relacionan principalmente con la relación entre las dos partes y los grados de control versus independencia. Se dividen en tres categorías.
1. Control de comportamiento
¿Qué tipo de instrucciones dan los empleadores a los trabajadores sobre su trabajo? ¿Controla el empleador los detalles del desempeño de los trabajadores? Por ejemplo, ¿qué herramientas o equipos deben usar? ¿Cuándo y dónde hacen su trabajo? ¿Qué orden o secuencia deben seguir? Tal control indicaría que los individuos son empleados. Los contratistas independientes no suelen gestionarse así.
Es más probable que los empleadores proporcionen capacitación a los empleados, mientras que los contratistas independientes tienden a utilizar sus propios métodos.
2. Control Financiero
Varias preguntas pueden ayudarlo a llegar a una conclusión aquí, que incluyen:
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¿Cómo se paga el trabajo? Puede haber mucha superposición aquí. Los empleados generalmente reciben un salario por hora o un salario anual, con oportunidades para extras como bonos y comisiones. Los contratistas independientes generalmente reciben una tarifa fija o un pago por tiempo y materiales, aunque a veces también se les paga por hora.
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¿Cuánto ha invertido el individuo en instalaciones o herramientas? Los contratistas independientes suelen estar en apuros por su propio espacio de oficina y el equipo y los servicios que necesitan para hacer su trabajo. Los empleados tienen estas necesidades satisfechas por su empleador.
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¿Puede el trabajador estar abierto a la posibilidad de contratar a otros clientes? Esto generalmente está mal visto o prohibido en un contrato para empleados. Los contratistas independientes pueden publicitar y dar a conocer su disponibilidad.
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¿Tiene él o ella gastos comerciales no reembolsados? Los contratistas independientes tienen más probabilidades que los empleados de tener gastos comerciales que pagan de su bolsillo y no se les reembolsan, aunque pueden reclamar al menos algunos de ellos como deducciones en sus impuestos sobre la renta. Los empleados no suelen hacer compras en nombre de sus empleadores.
3. Tipo de relación
¿El empleador proporciona al trabajador beneficios como seguro médico, vacaciones y pago por enfermedad, y un plan de pensión? Los beneficios son típicos de las relaciones empleador-empleado. ¿Se contrató al trabajador con la expectativa de que estaría empleado indefinidamente? Esto es más frecuente en el caso de los empleados. Los contratistas independientes a menudo se contratan para un proyecto o por un período de tiempo específico. ¿Son los servicios proporcionados por el individuo un “aspecto clave del negocio regular de la empresa”? De ser así, sería más probable que el empleador controlara sus actividades, lo que convertiría al trabajador en un empleado.
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Cómo los empleadores deben clasificar a los contratistas independientes
Los empleadores tienen que sopesar todos estos aspectos del empleo para determinar cómo clasificar a sus trabajadores. El IRS no tiene una fórmula mágica para ello, pero dice que los empleadores deberían considerar el «alcance del derecho de dirigir y controlar al trabajador». Ese parece ser el denominador común entre todas las pruebas de clasificación de los estados individuales, el Departamento de Trabajo y el IRS.
Los empleadores (o posibles empleados o contratistas independientes) que aún tengan preguntas pueden presentar un formulario SS-8(Se abre en una nueva ventana): Determinación de la Condición de Trabajador para Propósitos de las Contribuciones Federales sobre Empleo y Retención del Impuesto sobre la Renta. El IRS dice que puede tomar hasta seis meses obtener una respuesta. También puede ponerse en contacto con un profesional de impuestos o un abogado laboral para obtener orientación.
Pero hazlo bien. Se sabe que las empresas, intencionalmente o no, clasifican a las personas como contratistas independientes y les exigen que actúen como empleados, ya que los contratistas independientes pueden costarles mucho menos dinero.
Las sanciones por clasificar erróneamente a los trabajadores pueden ser severas. Diligent Delivery Systems, con sede en Houston, recientemente tuvo que pagar una sentencia de $5.6 millones(Se abre en una nueva ventana) ($2.8 millones en salarios atrasados y $2.8 millones en daños) más $150,000 en multas a casi 1,400 repartidores de Arizona que fueron clasificados erróneamente como contratistas independientes.
Entonces, si tiene un negocio, ¿qué debe hacer como empleador si no está seguro de cómo clasificar a un trabajador?
“Los empleadores deben centrarse más en los factores que son comunes a todas las pruebas y asegurarse, como mínimo, de que los tiene correctos”, dice Sterling Miller, director ejecutivo y asesor principal de la firma legal Hilgers Graben.(Se abre en una nueva ventana).
Para evitar una clasificación errónea, Miller sugiere tener un contrato de contratista independiente por escrito y darle a la persona la libertad de realizar el trabajo de la manera que considere adecuada. De esa manera, el empleador puede preocuparse por el resultado, no por el «cómo». Además, no trate a los contratistas independientes como empleados. Por ejemplo, no haga evaluaciones de desempeño, no los invite a reuniones de empleados ni haga que firmen acuerdos de no competencia.
“Si te enfocas en lo básico y realmente estás contratando a alguien como contratista independiente, deberías estar bien”, dice.
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