La década de 2000 marcó el comienzo de un período de intenso interés en los métodos y estrategias de productividad. No todos resistieron la prueba del tiempo, pero uno ciertamente lo hizo, y si no lo está usando, se lo está perdiendo.
La captura ubicua es un superpoder
Allá por 2001, David Allen publicó un libro de productividad personal llamado Resolviendo las cosas. Decir que tuvo una enorme influencia en el floreciente movimiento de «hackers de vida» sería quedarse corto. Puede consultar el libro si lo desea, pero hay muchos buenos resúmenes en línea en estos días (como este resumen de The Process Hacker o este resumen de la gente de Todoist).
Puede que no tenga tanto tiempo de publicación en estos días, pero en ese entonces y hasta bien entrada la década de 2010, era un gran problema en los círculos de productividad e influyó en toda una generación de hackers y optimizadores de vida.
El Resolviendo las cosas El sistema tiene que ver con la gestión del tiempo, optimizar lo que haces y cuándo, y garantizar que las pequeñas acciones diarias que realizas hagan avanzar proyectos de vida más grandes que se alineen con tus metas y ambiciones. El sistema ha sido criticado por estar excesivamente sesgado hacia los trabajadores de la información y las personas con trabajos administrativos y, para ser justos, esa es una crítica legítima. No todo el mundo considera que el sistema encaja bien con su trabajo, su estilo de vida o su forma de pensar.
Pero hay un elemento de Resolviendo las cosas que creo que literalmente cada persona debería adoptar como parte de su vida diaria. La «herramienta de captura ubicua». En el sistema GTD, tiene un nombre muy elegante, pero en última instancia funciona como un «cubo de ideas».
¿Y qué es una herramienta de captura ubicua o un cubo de ideas? Es simplemente una herramienta, ya sea una aplicación de productividad dedicada en tu teléfono como Todoist o una pequeña libreta que llevas contigo en todo momento, que usas para capturar cada idea o entrada nueva que se te presente.
Efectivamente, está convirtiendo la herramienta en una versión digital o física de su memoria a corto plazo. Llamo a la captura ubicua un superpoder porque enviar el contenido de tu memoria a corto plazo a un sistema de almacenamiento a largo plazo significa que nunca olvidas nada y puedes aprovechar al máximo todas las grandes ideas e información que se te presentan.
¿Cómo se ve un “cubo de ideas” en la práctica?
En un día cualquiera, es probable que piense, escuche o lea muchas cosas que sería útil recordar. Todos los días, sin embargo, todos experimentamos estas cosas e inevitablemente olvidamos casi todas.
Escuchas a un amigo hablar sobre algo que crees que sería un gran regalo para su próximo cumpleaños, pero lo olvidas. Está lejos de su computadora y recuerda un cambio importante que necesita hacer en su cuenta de jubilación, pero lo olvida y pasa otro trimestre sin que haga ningún ajuste.
Estás leyendo un artículo que menciona un libro interesante, pero unos días después, no puedes recordar qué libro era. Tu jefe menciona una fecha límite lejana pero importante, y piensas para ti mismo, «se vería muy bien si tuviera una ventaja inicial en ese proyecto», pero lo olvidas, y el proyecto va y viene sin que te destaques.
El inevitable problema de «y luego te olvidas» podría resolverse en todos esos ejemplos utilizando cualquier herramienta de captura omnipresente. Simplemente haciendo una nota rápida cuando el pensamiento esté fresco en su mente, como “El cuerpo lleva la cuenta por Bessel van der Kolk”, “pedir filtros de repuesto para el horno” o “comprar un vatímetro para probar la televisión”, captura esos pensamientos.
He estado usando Todoist como una herramienta de captura omnipresente (así como una lista de tareas pendientes y una herramienta de gestión de proyectos personales) durante años, así que esa es la herramienta en la que me apoyo. Desde artículos hasta ideas y recordatorios, todo lo que encuentro y quiero guardar para más tarde termina en la «Bandeja de entrada» de mi cuenta de Todoist. Su bandeja de entrada puede ser una libreta física, la aplicación básica de Notas en su teléfono, una pila de fichas o cualquier otra herramienta de captura.
La parte importante es que al capturar todas esas ideas, te aseguras de que no se pierdan flotando en el éter, para que nunca más se piense en ellas. Y evita una situación en la que si vuelve a pensar en ellos, es después de que sean útiles. Después de todo, no es muy útil recordar llamar a un plomero para que se ocupe de un desagüe lento después de que el desagüe finalmente haya inundado el sótano.
No olvides vaciar tu balde
Hay una segunda mitad crucial en el proceso de captura ubicua. Vaciar el balde. Si no se toma el tiempo para procesar todo lo que capturó, entonces no es mejor que poner todo meticulosamente en un calendario, solo que nunca consultar el calendario para ver qué hay en él.
Dependiendo de qué tan prolífico sea al colocar cosas en su omnipresente herramienta de captura (y qué tan rápido se acerquen los plazos en su vida), puede procesar su bandeja de entrada de captura una vez al día, varias veces a la semana o una vez a la semana.
Pero para que el proceso de captura valga la pena, debe procesar cada elemento de la bandeja de entrada capturado en otra cosa. Si es un artículo para leer más tarde, debe incluirse en una lista de lectura posterior. Si es el comienzo de un proyecto, como actualizar su oficina en el hogar, debe crear una lista separada o una entrada de proyecto para pensar en todo lo que requiere una actualización de la oficina en el hogar y en qué orden lo hará.
Si se trata de una tarea única, como pedir una pieza de repuesto o enviar un mensaje rápido a alguien, simplemente hágalo y táchelo de su lista (o transfiera esa tarea única a una lista de tareas únicas que puede revisar). Cuando tengas tiempo libre).
Independientemente de cómo elija administrar lo que sucede con todas las ideas y aportes que capturó con su cubo de ideas, la mejor parte es que están ahí para procesarlas en primer lugar, y se perdieron, dejándolo sin la buena idea o el recordatorio para hacer algo importante
Y si necesita un pequeño empujón para probarlo, aquí está mi supremo sello de aprobación. Más de veinte años de vida pirateando, leyendo libros de productividad y, por lo demás, siendo un conejillo de indias humano para cada optimización bajo el sol, lo único que he usado constantemente en todos los métodos y épocas de mi vida ha sido la captura ubicua. Es el truco de la vida en el que se basan todas las demás mejoras.