Saber cómo grabar una reunión de Microsoft Teams puede ahorrarle mucho tiempo que a menudo se dedica a pedir a las personas que repitan las instrucciones o le recuerden lo que dijeron. Las organizaciones también pueden querer grabar reuniones de resolución de problemas para un análisis posterior, requisitos de cumplimiento o para recordar decisiones importantes que se tomaron. Microsoft Teams entiende esto y ha hecho que el proceso de grabación sea fácil de usar, si está configurado correctamente.
Repasemos lo que necesita para grabar una reunión en Teams, cómo encontrar grabaciones cuando finaliza la reunión y todo lo demás que debe saber sobre el proceso.
Cómo grabar una reunión en Microsoft Teams
Paso 1: Asegúrese de tener los permisos correctos. Hay una serie de permisos necesarios para iniciar y detener una grabación en una reunión. Primero, el usuario necesitará una suscripción como Office 365 Enterprise, Business Premium o Business Essentials.
Si trabaja como parte de una organización, es posible que su administrador de TI necesite habilitar las grabaciones para la organización. Algunas organizaciones deshabilitan las grabaciones de manera predeterminada, excepto en ciertas situaciones. Si está trabajando de forma independiente, entonces debería estar habilitado de forma predeterminada.
Solo ciertos usuarios pueden grabar reuniones cuando se unen. Eso incluye tanto a los organizadores de reuniones como a aquellos que tienen parte de la organización del organizador en Microsoft Teams. Quienes sean parte de diferentes organizaciones e invitados no podrán grabar.
Paso 2: Inicie sesión en Microsoft Teams y únase a una reunión. Haga arreglos para que una persona inicie y detenga la grabación si es necesario; no puede realizar varias grabaciones de una reunión al mismo tiempo.
Paso 3: En la reunión, mire el menú en la parte superior de la ventana y seleccione el Mas acciones opción (el icono de puntos suspensivos de tres puntos).
Paso 4: Seleccione Empezar a grabar en el menú desplegable. Algunas organizaciones tienen una política de grabación que ahora deberá aceptar antes de que pueda comenzar la grabación, aunque esto no es común. Todos aquellos que se hayan unido a la reunión recibirán una notificación de que la reunión se está grabando.
Paso 5: Activar la grabación también activará las transcripciones, a menos que un administrador haya bloqueado específicamente las transcripciones. Las transcripciones se pueden ver en tiempo real y se guardan junto con el video cuando finaliza la grabación. Las transcripciones son importantes si la grabación se realiza por motivos legales o de cumplimiento, entre otros usos. Las transcripciones en vivo se pueden detener en cualquier momento en el Mas acciones menú.
Paso 6: Cuando sea el momento de detener la grabación, vaya a la Mas acciones de nuevo el menú y seleccione Para de grabar. Ahora se procesará la grabación, lo que puede llevar un poco de tiempo, por lo que es posible que no esté disponible para ver de inmediato.
Reproducir una reunión grabada
Cuando Microsoft Teams graba una reunión, se guarda en SharePoint. Si no fue una reunión de canal, se guarda en OneDrive. Visite estos lugares para encontrar el archivo de la reunión. También aparecerá un enlace a la grabación en el canal o chat donde tuvo lugar la reunión, y también estará disponible en la pestaña Archivos del canal.
Puede compartir el archivo directamente con otra persona en Teams o copiarlo y pegarlo en una variedad de otras plataformas, según lo que le resulte más fácil.
Nota IMPORTANTE: las grabaciones de Microsoft Teams suelen tener una fecha de caducidad integrada, después de la cual la reunión no estará disponible (más un período de gracia para el propietario del registro). Esto puede ser deshabilitado por TI. La fecha de caducidad aparecerá en Teams junto con el enlace a la reunión, así como en el Detalles Sección de Mostrar acciones en el archivo de grabación. Aquellos que graban la reunión normalmente pueden personalizar la fecha de vencimiento. Es importante asegurarse de que el video se comparta o se use antes de la fecha de vencimiento. Si la grabación se realizó con fines de cumplimiento, las fechas de caducidad deben desactivarse o los archivos deben guardarse de forma permanente de otra forma.
Grabación de Reuniones extras
Hay algunas otras consideraciones a tener en cuenta al grabar una reunión en Teams:
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Las grabaciones se detendrán automáticamente cuando todos hayan abandonado la reunión. Sin embargo, la grabación no se detendrá si la persona que la inició se va, lo que significa que es posible que otra persona deba detenerla manualmente en el momento adecuado.
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A veces, las reglas regionales pueden afectar la configuración de grabación. Por ejemplo, las regulaciones locales pueden exigir que todos den su permiso para ser grabados antes de comenzar.
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Los invitados y asistentes externos no podrán ver la grabación a menos que alguien la comparta directamente con ellos.
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El video de la reunión solo puede mostrar hasta cuatro secuencias de video a la vez. No puede cambiar a otras transmisiones cuando ve una grabación.
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Los requisitos de cumplimiento pueden anular algunas de las configuraciones que hemos discutido anteriormente.
Si está buscando organizar una reunión con algunos colegas, considere primero crear un nuevo equipo.
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