Foto-Ilustración: de The Cut; Fotos: Getty Images
Querido jefe,
Me gradué de la universidad el año pasado y desde entonces he estado trabajando en mi primer trabajo de tiempo completo. Trabajo de cara al cliente en una pequeña organización sin fines de lucro y, sobre todo, me encanta.
Sin embargo, últimamente he tenido algunos problemas con mi jefa, Gillian. Ella siempre ha sido amable, abierta y complaciente; en muchos sentidos estoy agradecido porque he escuchado tantas historias de terror del jefe. Pero ella es inestable y eso se está convirtiendo cada vez más en un problema. Por ejemplo, recientemente implementó una reunión permanente semanal para nosotros dos, lo cual me alegró porque antes nuestras reuniones habían sido inconsistentes. Sin embargo, suele llegar tarde al menos entre 30 y 90 minutos. Se me hace difícil programar reuniones con clientes las tardes en las que también me reúno con ella porque sé que inevitablemente se retrasará. Ella siempre se disculpa, pero la tendencia no ha cambiado. Esto no es gran cosa porque sé que surgen cosas… pero también es difícil lograr que ella se comprometa a ayudar con cualquier cosa sin una conversación cara a cara.
Mi queja principal es que cada vez que me reúno con Gillian y le pido que haga algo, ella promete hacerlo (a menudo al final del día) y casi siempre lo olvida. Esto me resulta frustrante cuando afecta mi trabajo con los clientes. Por ejemplo, tengo que aclarar cualquier compra importante con Gillian para que ella pueda realizar el pedido. No tenemos ningún problema en comunicarnos sobre lo que es factible/asequible y lo que no, y ella, en general, apoya las compras más importantes que sugiero hacer a los clientes. ¡Pero ella promete comprar cosas y luego no lo hace! Mi rol no tiene el presupuesto para hacer las compras yo mismo, así que no puedo simplemente obtener su permiso y hacerlo por mi cuenta. Tengo que esperar a que ella haga la transacción. He aprendido a no prometer cosas a mis clientes hasta que los tenga en mis manos, pero me siento culpable por tomar tanto tiempo para satisfacer sus necesidades cuando se podría hacer mucho más rápido.
Gillian tiende a responder aproximadamente una cuarta parte de mis correos electrónicos durante la semana (generalmente aquellos que involucran a partes interesadas externas) y es solo un poco mejor con mensajes de texto y por teléfono. No creo que esté comunicando una cantidad inapropiada o abrumadora; máximo una vez al día y solo sobre cosas que ella prometió previamente. Hay que reconocer que, por lo general, es accesible cuando a un cliente le surge algo urgente y ha sido un apoyo en esas situaciones.
Ninguna de estas cosas son grandes problemas por sí solas, pero siento que se están acumulando y juntas son realmente frustrantes. Eso es especialmente cierto porque soy muy organizado y comprometido con el cumplimiento de mis plazos y odio que me perciban como poco confiable por algo que no es culpa mía.
Siento que no tengo idea de qué es normal y qué no en un lugar de trabajo de posgrado y en una relación jefe-empleado. ¿Es esto algo que necesito tomar con calma y seguir solucionando el problema?
Bueno, así es como deberían ser las cosas y luego está cómo son realmente las cosas. De hecho, hay muchos gerentes que son inestables y poco confiables, y sus equipos simplemente terminan encontrando formas de evitarlos; en muchos casos, haciendo las cosas a pesar de ellos, en lugar de hacerlo gracias a ellos. No debería ser así (deberías poder confiar en que tu jefe hará lo que ella dice que va a hacer), pero a veces esa es la realidad.
Dicho esto, no creo que hayas llegado todavía. La debilidad de tu jefe podría terminar siendo algo a lo que simplemente necesitas adaptarte, pero es demasiado pronto para decirlo con seguridad; hay tácticas para probar primero.
Para empezar, ¡dígale el nombre a Gillian! Puedes pensar que ella debe Se da cuenta de la frecuencia con la que se descascara, pero es posible que no sea consciente de la frecuencia con la que sucede o, lo que es más importante, de cómo afecta su trabajo. (O puede que tenga una idea vaga en el fondo de su mente, pero evita mirarla de frente porque hasta ahora no ha tenido que hacerlo). El encuadre que debe utilizar cuando le hable no es: “Tú apestas y yo No puedo contar contigo”, sino más bien: “Nuestros sistemas actuales no funcionan; ¿Podemos implementar otros nuevos?
Siéntate con Gillian y dile algo como esto: “Me preguntaba si podríamos hablar sobre un mejor flujo de trabajo para realizar compras. Se tarda mucho en conseguir artículos para los clientes; por ejemplo, el Cliente A terminó esperando dos meses para obtener X y el Cliente B todavía no tiene Y, a pesar de que se lo prometimos el verano pasado. Sé que estás haciendo muchos malabarismos, así que me preguntaba si sería útil si, por ejemplo, te enviara un recordatorio semanal de las compras que estamos esperando, o si hay algún otro sistema que podamos implementar que ayudaría. .” Y siéntase libre de incluir otras ideas que podrían ayudar. Por ejemplo, ¿estaría dispuesta a darle autoridad formal para gastar hasta X dólares por trimestre para que pueda mantener las cosas en movimiento? (Me estoy centrando en las compras ya que ese es el ejemplo que diste, pero puedes ajustar este lenguaje para incluir otros desafíos también).
Podría ser que la única solución sea que Gillian se ponga manos a la obra, lo cual no es algo que usted pueda implementar por su parte, pero quién sabe, podría haber mejoras en el procedimiento que la ayudarían a lograrlo. Incluso si no los hay, le habrás advertido que su forma de operar está causando problemas en tu trabajo.
Ahora, cuando plantees el tema, es posible que descubras que Gillian no está tan preocupada como tú. En particular, en el trabajo sin fines de lucro, las personas a menudo se ven exigidas y hacen concesiones casi a diario sobre sus prioridades. Es posible que Gillian esté restando prioridad deliberadamente a sus solicitudes porque son menos importantes que otros trabajos que tiene entre manos. Pero incluso si ese es el caso, será bueno escucharlo para que puedas ajustar tus expectativas y tener una mejor idea de lo que es realista. De cualquier manera, es una conversación que vale la pena.
También es inteligente preguntarle a Gillian si estás utilizando los mejores métodos para comunicarte con ella. Podrías decir que has notado que ella no responde tan bien por correo electrónico y preguntarle si prefiere que le envíes un mensaje de texto o que la llames, o que guardes todo lo que no sea urgente para una llamada o reunión por semana, o que hagas un seguimiento si no ha respondido. después de dos días, más o menos.
Por separado, en algún momento también deberías abordar la situación de tus reuniones, que podría sonar así: “Sé que tu agenda está muy ocupada y por eso a menudo tienes que posponer nuestras reuniones. Eso termina significando que no puedo programar clientes para esas tardes o llego tarde o necesito cancelar por completo. ¿Hay otro día u hora que podamos planificar de manera más confiable? Nuevamente, lo ideal es que esto conduzca a una solución, pero al menos debería hacer que ella se dé cuenta de que te está poniendo las cosas difíciles. Al igual que en la discusión anterior, es posible que escuche que, si bien ella sabe que no es lo ideal, también es inevitable… pero de todos modos es importante sacar el problema a la superficie.
Si tiene esas conversaciones y nada cambia, entonces sí, en ese momento sabrá que así es simplemente como opera su jefe y luego podrá pasar a un modo de descubrir las mejores formas de solucionarlo. O podrías decidir que estás dispuesto a cambiar de trabajo por ello. Aunque, diré, esto surge con suficientes gerentes que trabajar en torno a ello es una habilidad útil.
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