Incluya siempre los conceptos básicos como el nombre completo, el cargo, la empresa y el número de teléfono en cualquier correo electrónico profesional. Pero dependiendo de su industria y del destinatario, es posible que desee agregar más detalles, una foto, un logotipo o enlaces de redes sociales.
Probablemente hayas visto una firma de correo electrónico que era simplemente un nombre y otra que incluye líneas de detalles, enlaces e imágenes. ¿Cual es mejor? ¿Cuál es más efectivo? Le ayudaremos a decidir qué información debe poner en una firma de correo electrónico.
Depende de para qué usará la firma
Para comenzar, pregúntese para qué usará la firma. ¿Es una firma profesional para su empresa o una firma personal? ¿Utilizará la firma de forma predeterminada para todos los correos electrónicos o solo para algunos? ¿Piensas incluir la firma en correos electrónicos tanto internos como externos?
La mayoría de las personas que crean y utilizan una firma de correo electrónico lo hacen por motivos profesionales. También puede usar una firma si es estudiante o busca trabajo. Con esto en mente, los detalles que incluya pueden depender de su industria, ocupación o intención.
Además, si planea usar una firma para todos los correos electrónicos que envíe, los detalles que incluya pueden diferir para los mensajes internos y externos (dentro de su organización). En este caso, podría considerar configurar varias firmas y usar la que necesita en ese momento.
Echemos un vistazo a los conceptos básicos que debe incluir cada firma, los elementos opcionales que puede agregar y los detalles que debe omitir en su firma de correo electrónico.
Lo que debe incluir en una firma
Estos son los detalles esenciales que debe incluir en su firma.
Nombre completo: Como mínimo, debe incluir su nombre completo (nombre y apellido) en su firma de correo electrónico. Si bien probablemente solo use su nombre de pila para los correos electrónicos personales, debe usar su nombre completo para los profesionales.
Título o puesto: Cuando envíe un correo electrónico a alguien nuevo, asuma que no sabe nada de usted. Tienen su nombre y su empresa (abajo), pero probablemente quieran saber su puesto en la empresa.
Nombre de empresa: Una vez más, dado que la mayoría de las firmas se utilizan con fines comerciales, debe incluir el nombre de su empresa debajo o en la misma línea que su título o puesto.
Propina: Si es estudiante, puede incluir su especialización, como «Estudiante de Ciencias de la Computación» y el nombre de su escuela.
Número de teléfono: Si bien el correo electrónico es una forma sólida de comunicación, muchas veces es necesaria una llamada telefónica. Si el destinatario de su correo electrónico quiere discutir el tema verbalmente, debe proporcionarle su número de teléfono y, si corresponde, el código de su país y la extensión.
Si crea una firma de correo electrónico separada para comunicaciones internas y externas, simplemente puede incluir su extensión en lugar de un número de teléfono completo. Esto es especialmente aceptable si todas las llamadas se enrutan a través de la misma línea principal.
Lo que puede incluir en una firma
Dependiendo de su profesión, organización o la intención de su firma, aquí hay varios detalles que debe puede quiere incluir.
Página Web de la compañía: Muchos pueden considerar esto como un básico que todas las firmas deberían incluir. Sin embargo, es simplemente una opción que quizás desee agregar. Si es así, vincula la URL para que tu destinatario pueda visitarla con un clic.
Dirección postal o física de la empresa: si trabaja para una organización que tiene diferentes ubicaciones, como en varios estados, regiones o países, es posible que desee incluir la dirección de la empresa para la referencia del destinatario.
Dirección de correo electrónico: Muchos sugieren que su dirección de correo electrónico no es necesaria en la firma porque está en el encabezado del correo electrónico. Sin embargo, hay aplicaciones de correo electrónico que solo muestran el nombre, especialmente al responder.
Foto: Si quieres añadir un toque personal, puedes incluir una foto tuya. Si decide incluir una foto, asegúrese de que sea un retrato profesional y no una simple selfie o caricatura.
Logo de la compañía: Para representar la marca de su empresa, considere agregar su logotipo a la firma. Puede ser beneficioso para su destinatario ver el diseño, lo que hace que sea fácil de recordar de un vistazo. Piense en algunos de los logotipos más conocidos que hacen que esas marcas sean rápidamente identificables.
Color: Si decide no incluir el logotipo de su empresa, considere en su lugar un pequeño toque de color con los colores de su empresa. Puede usar el color simplemente para acentos, enlaces o líneas, pero manténgalo en un mínimo de uno o dos colores.
Enlaces de redes sociales: Para que su destinatario se conecte rápidamente, puede incluir enlaces o íconos vinculados a sitios de redes sociales como Facebook, Twitter o Instagram. Esto es especialmente útil si está utilizando la firma para usted mismo como trabajador independiente, contratista o buscador de trabajo en lugar de una empresa.
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Descargo de responsabilidad: muchas empresas exigen una exención de responsabilidad con respecto a la confidencialidad y el uso compartido en la parte inferior de una firma de correo electrónico para mensajes externos. Verifique con su supervisor o gerente la verborrea si cree que este puede ser el caso.
Lo que no debe incluir en una firma
Si no está seguro de si debe o no incluir algo en su firma de correo electrónico que no esté en la lista anterior, aquí hay algunos elementos que debe evitar.
Informacion personal: No incluya datos personales en una firma comercial. Por ejemplo, evite agregar su número de teléfono celular personal o la dirección de su casa a menos que desee que su destinatario lo tenga y posiblemente lo use.
Citas de inspiración: Si bien las comillas pueden ser adecuadas para las firmas de correo electrónico personales, son distracciones innecesarias en las firmas profesionales que simplemente ocupan espacio.
Firma de imagen: Puede encontrar firmas de correo electrónico atractivas que en realidad son imágenes en lugar de texto. Por lo general, se ven hermosos, pero no son prácticos para aquellos con lectores de pantalla o que usan una función de lectura en voz alta. Si decide usar una imagen para su firma, asegúrese de incluir texto alternativo.
Otros consejos para la firma de correo electrónico
Cuando se trata del diseño de firmas de correo electrónico, puede encontrar muchos ejemplos, generadores de firmas y plantillas para ayudar. Además, consulte nuestro tutorial para las plantillas de firma de correo electrónico de Outlook.
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Ser breve. Se recomienda que su firma de correo electrónico no tenga más de cuatro o cinco líneas. Con demasiados detalles, a su destinatario le toma tiempo encontrar la información que necesita. Además, puede ser un acaparador de espacio en el móvil como se muestra a continuación.
Además, use fuentes fáciles de leer y no se exceda con demasiados estilos o tamaños de fuente, colores, imágenes o enlaces de redes sociales. Vea la primera captura de pantalla en la sección anterior de lo que no se debe incluir.
Ya sea que cree una sola firma de correo electrónico o varias para diferentes tipos de mensajes, asegúrese de incluir primero la información más importante y luego continúe con los detalles beneficiosos.
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